Оформляем запись переходе на электронную трудовую книжку

Как оформить запись в бумажной трудовой книжке работника, отказавшегося от ее ведения в пользу электронной книжки?

В силу п. 3 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ^[1] работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (то есть сведений о трудовой деятельности, формируемых в электронном виде), работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче заявления.

Работодатель выдает трудовую книжку в день подачи работником заявления о переходе на электронный формат ведения сведений о его трудовой деятельности.

Разъяснения о том, как правильно внести в трудовую книжку запись о переходе на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности, приведены в Письме Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14‑2/В-150.

В графе 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в графе 2 – дата ее выдачи на руки. В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ста-
тьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ)». В графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

Кроме того, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ)».

Работник расписывается в книге при получении трудовой книжки.

Также специалисты Минтруда напоминают, что в соответствии с п. 2 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ каждому работнику по 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ) или о предоставлении ему электронных сведений о трудовой деятельности (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ).

Информация о поданном заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, передаваемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР. В случае если работник не представил работодателю ни одного из указанных заявлений, тот продолжает вести его бумажную трудовую книжку.

Однако до подачи заявления работником о продолжении ведения трудовой книжки или же до предоставления ему сведений о трудовой деятельности работодатель в соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ обязан в письменной форме уведомить каждого работника до 30 июня 2020 года включительно об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работников путем подачи соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения трудовой книжки или предоставлением сведений о трудовой деятельности.

Следует учитывать, что за работником, который воспользовался своим правом на дальнейшее ведение трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ).

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем традиционной трудовой книжки, имеет право в последующем подать письменное заявление о предоставлении ему электронных сведений о трудовой деятельности (п. 5 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ).

Таким образом, как сообщает Минтруд, документом, подтверждающим выдачу трудовой книжки на руки, является заявление работника. При этом оно подается только после выдачи уведомления работодателем.