Как получить и выставить счет-фактуру в электронном виде?

Электронные счета-фактуры: новый порядок выставления и получения.

Все большее число плательщиков НДС находит для себя удобным отказаться от «возни» с бумажными счетами-фактурами и переходит на электронный способ их оформления. К такому решению их приводят продолжающиеся действия контролирующих органов по упорядочиванию процедуры, связанной с применением данного способа документооборота.

Возможность оформлять электронные счета-фактуры появилась с июня 2011 года в связи с выходом Приказа Минфина России от 25.04.2011 № 50н. Поименованным приказом был определен Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (далее – прежний Порядок).

Но за прошедшее с тех пор время многое изменилось как в порядке выставления счетов-фактур (независимо от способа их оформления), так и в порядке применения электронных подписей. В связи с этим Минфин счел необходимым утвердить новый Порядок получения и выставления счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – Порядок). 

С этой целью выпущен Приказ от 10.11.2015 № 174н, который зарегистрирован в Минюсте 18.02.2016 и согласно п. 3 данного приказа вступит в силу с 01.04.2016. Соответственно, с указанной даты перестанет действовать прежний Порядок.

Рассмотрим и перечислим, какие же изменения произошли в правилах применения электронных счетов-фактур.

В первую очередь бросается в глаза то, что в Порядке говорится строго о подписании счетов-фактур усиленной цифровой электронной подписью. Что касается прежнего Порядка, в нем речь шла о применении электронной цифровой подписи, то есть слово «усиленная» отсутствовало.

Впрочем, для пользователей электронных счетов-фактур никаких изменений в отношении того, какая подпись необходима, не произойдет. Дело в том, что согласно ч. 3 ст. 19 Федерального закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи»[1], если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 01.07.2013, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, применяется усиленная квалифицированная электронная подпись в соответствии с названным законом.

Заполнение счет-фактуры.

Есть еще ряд изменений, которые правильнее назвать уточнениями. Так, в п. 1.3 Порядка установлено, что выставление и получение счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) осуществляются через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота (далее – ЭДО) счетов-фактур между продавцом и покупателем.

Теперь названный пункт дополнен ссылкой на абз. 3 пп. «б» п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость[2]. В нем разъяснено, какая организация признается оператором ЭДО в целях применения Постановления Правительства РФ № 1137.

Исходя из п. 1.6 Порядка выставление и получение счетов-фактур в электронной форме по ТКС допускаются при обязательном использовании сертифицированных в соответствии с законодательством РФ средств криптографической защиты информации, которые:
Кроме того, в п. 1.3 Порядка зафиксирована обязанность оператора ЭДО обеспечить взаимодействие продавца и покупателя при выставлении и получении электронных счетов-фактур (при необходимости это можно сделать через оператора, заключившего договор с другой стороной сделки).

• позволяют идентифицировать владельца квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, а также установить отсутствие искажения информации;
• совместимы со средствами криптографической защиты информации, используемыми в ФНС.

Теперь здесь же уточнено, что сертификация происходит согласно ст. 28 Закона РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне». В данной норме установлено: средства защиты информации должны иметь сертификат, удостоверяющий их соответствие требованиям по защите сведений соответствующей степени секретности. При этом сертификация производится с учетом Положения о сертификации средств защиты информации[3].

В пункте 1.7 прежнего Порядка было установлено, что выставление и получение электронных счетов-фактур по ТКС осуществляются продавцом и покупателем в зашифрованном или в незашифрованном виде. Тот же пункт Порядка дополнен ссылками на п. 1 и 6 Порядка подключения информационных систем и информационно-телекоммуникационных сетей к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и размещения (публикации) в ней информации через российский государственный сегмент информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»[4].

Из указанного документа можно понять, что передача данных в зашифрованном виде означает их передачу по каналам, защищенным с использованием шифровальных (криптографических) средств. Содержание и развитие этих защищенных каналов обес­печиваются организациями за счет собственных средств.

В пункте 1.8 прежнего Порядка было закреплено, что сертификаты ключей подписи участникам электронного документооборота счетов-фактур выдаются организациями, которые выпускают сертификаты ключей подписи для использования в информационных системах общего пользования, выполняют функции, предусмотренные Федеральным законом от 10.01.2002 № 1‑ФЗ «Об электронной цифровой подписи», и являются удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС.

Упомянутый здесь Федеральный закон № 1‑ФЗ утратил силу с 01.07.2013. Вместо него сейчас действует Федеральный закон № 63‑ФЗ. Безусловно, в п. 1.8 Порядка требовалось учесть эти изменения. Теперь в нем просто указано (без каких‑либо подробностей), что квалифицированные сертификаты ключей проверки электронных подписей выдаются в порядке, установленном названным законом.

Самым существенным изменением стоит, пожалуй, признать фактическую отмену обязанности покупателя направить продавцу извещение о получении счета-фактуры. В прежнем Порядке об этом извещении упоминалось в п. 1.10 и 1.11. Теперь же в аналогичных пунктах Порядка о нем не говорится вовсе.

Ранее счет-фактура в электронном виде признавался выставленным, если продавцу поступало соответствующее подтверждение оператора ЭДО и у продавца было в наличии упомянутое извещение, подписанное электронной цифровой подписью покупателя и полученное через указанного оператора. Одновременно электронный счет-фактура считался полученным покупателем, если последнему поступало соответствующее подтверждение оператора ЭДО при наличии того же извещения.

Теперь в обоих случаях подтверждения оператора ЭДО, в котором указана дата поступления файла счета-фактуры, будет достаточно. Однако из п. 2.9 Порядка следует, что такое извещение (а вместе с ним или вместо него – иные дополнительные сведения к полученному счету-фактуре) может быть сформировано покупателем добровольно, если между ним и продавцом достигнута договоренность об этом. При получении от покупателя данного извещения и (или) иных дополнительных сведений оператор ЭДО совершает те же действия, что были прописаны в п. 2.10 прежнего Порядка и сохранились в том же пункте нового.

Согласно п. 2.1 Порядка одним из условий для участия налогоплательщика в электронном документообороте является представление оператору ЭДО заявления о таком желании. В этом пункте перечислены данные, которые обязательно должны быть указаны в обозначенном заявлении.

Список этих данных дополнен информацией о согласии (несогласии) на предоставление сведений другому оператору ЭДО (работающему с контрагентом) для целей оказания услуг в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.

В пункте 2.9 Порядка указывается, что покупатель при получении от продавца файла счета-фактуры в электронной форме по ТКС не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность усиленной квалифицированной электронной подписи уполномоченного лица продавца. Теперь в норме уточнено, в чем заключается эта проверка. Контролю подлежит соответствие электронной подписи файлу счета-фактуры, полученного от продавца, а также соответствие ФИО подписанта счета-фактуры владельцу квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи.

В пункте 2.20 Порядка определено, как должен поступить продавец, если он не получил в установленный срок подтверждение оператора ЭДО с указанием даты и времени поступления файла со счетом-фактурой. Для подобного случая ранее было предусмотрено только то, что продавец должен был сообщить о данном факте оператору ЭДО.

Очевидно, этих действий недостаточно, чтобы полностью завершить процесс документооборота между продавцом и покупателем. Поэтому теперь продавцу вменено в обязанность повторить отправку файла счета-фактуры в адрес покупателя через оператора ЭДО. И только если новая отправка вновь окажется неудачной, продавец выставляет покупателю счет-фактуру на бумажном носителе.

Согласно п. 2.21 Порядка, если покупатель, в свою очередь, не получил от продавца электронный счет-фактуру в установленный срок, он сообщает о данном факте продавцу. В том случае, если продавец все‑таки подтверждает факт поступления файла счета-фактуры от него оператору ЭДО, продавец и (или) покупатель сообщают оператору (операторам) электронного документооборота о данном факте.

В настоящее время, несмотря на указанное сообщение, именно продавец сразу должен повторить процедуру направления ранее составленного счета-фактуры без изменения его реквизитов (п. 2.21 прежнего Порядка). С 01.04.2016 ему придется это сделать только после того, как оператор ЭДО на основании полученного сообщения попытается повторить обозначенную процедуру, но это окажется невозможным.

Как видим, новые правила выставления и получения электронных счетов-фактур от прежних отличаются незначительно. Значит, у плательщиков НДС не должно возникнуть трудностей с их применением.

М. В. Подкопаев,
эксперт журнала
«НДС: проблемы и решения», №3, март, 2016 г.