Такси для ресторана: оформление подтверждающих документов.

Каждый ресторан с репутацией заинтересован в услугах такси в качестве корпоративного клиента. Это связано, во-первых, с режимом работы отдельных сотрудников заведений, смена которых начинается (заканчивается) за пределами времени работы общественного транспорта, во-вторых, с потребностью предоставить клиенту максимальный сервис. На рынке транспортных услуг существует несколько игроков, предлагающих удобные варианты сотрудничества с минимальным документооборотом – подписанием «рамочного» договора и акта об оказании услуг (ежемесячно). Все подробности о поездках, включая маршруты следования, время в пути, можно контролировать через личный кабинет. Достаточно ли этого, чтобы обосновать расходы по налогу на прибыль?

ОБОСНОВАНИЕ И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ.

Необходимо признать, что наличие подтверждающих документов (договора и акта), в которых отсутствует детализация транспортных услуг (не указаны лица, воспользовавшиеся такси от имени организации, маршруты следования и т. д.), может создать негативные налоговые последствия для компании.

Во-первых, нужно помнить, что согласно разъяснениям Минфина организация вправе включить в состав налоговых расходов затраты, связанные с перевозкой работников службами такси, если данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Такой вывод следует из содержания п. 26 ст. 270 НК РФ (см. Письмо от 27.11.2015 № 03‑03‑06/1/69181).

Во-вторых, любые расходы, принимаемые в целях расчета налога на прибыль, должны быть не только экономически обоснованы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Чтобы определить, какие именно документы нужно оформить для подтверждения расходов на услуги такси, необходимо установить сущность договорных отношений, возникших между заказчиком (организацией питания) и исполнителем услуг (транспортной компанией).

ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРИ ПЕРЕВОЗКАХ ПО ЗАКАЗУ.

Согласно ст. 27 Устава автомобильного транспорта перевозка пассажиров по заказу осуществляется в рамках договора фрахтования, заключенного в письменной форме. Такой договор должен включать в себя (ч. 2 ст. 27):

• сведения о фрахтовщике и фрахтователе;
• тип предоставляемого транспортного средства (при необходимости – количество ТС);
• маршрут и место подачи транспортного средства;
• определенный или неопределенный круг лиц, для перевозки которых предоставляется транспортное средство;
• сроки выполнения перевозки;
• размер платы за пользование транспортным средством;
• порядок допуска пассажиров для посадки в транспортное средство, установленный с учетом требований, предусмотренных правилами перевозок пассажиров (в случае, если ТС предоставляется для перевозки определенного круга лиц).

Частью 4 ст. 27 Устава автомобильного транспорта предусмотрено, что при несистематических перевозках по заказу договор фрахтования заключается в форме заказа-наряда на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа. Реквизиты и порядок заполнения такого заказа-наряда устанавливаются правилами перевозок пассажиров. На данный момент такие правила и обязательные реквизиты заказа-наряда (приложение 4 к правилам) утверждены Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112. Согласно документу бланк заказа-наряда должен выглядеть примерно так.

Заказ-наряд № ______ на предоставление транспортного средства

«____» _____________ 20 ____ г.

Фрахтовщик _______________________________________________________________

                        наименование, адрес, номер телефона и ИНН

Фрахтователь ______________________________________________________________

                        наименование, адрес, номер телефона и ИНН

Транспортное средство ____________________________________________________

                                               марка, регистрационный знак

Водитель ___________________________________________________________________

                    Ф. И. О.

Пассажиры ________________________________________________________________

               количество, Ф. И. О. (при необходимости)

Стоимость _________________________________________________________________

цифрами и прописью

Расчеты произвел __________________________________________________________

должность, Ф. И. О., подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов за пользование ТС

Заказ выполнен (заполняется фрахтователем)____________________________________

должность, Ф. И. О., подпись лица, удостоверяющего выполнение заказа-наряда

Полагаем, что при заключении в письменном виде «рамочного» договора фрахтования и актов, в которых необходимые условия обозначены общими фразами (например, «маршрут и место подачи транспортного средства согласно заявке фрахтователя»), к ним должны прилагаться заказы-наряды с указанием маршрута следования и подписью заказчика, удостоверяющей его выполнение. В отсутствие таковых объем оказанных услуг и их стоимость могут быть признаны документально неподтвержденными. Так, ФАС МО в Постановлении от 03.07.2014 № Ф05-9475/13 по делу № А40-144733/12, рассматривая гражданско-правовой спор о взыскании задолженности с клиента транспортной компании, отказал последней по причине того, что она не смогла доказать сам факт оказания услуг этому клиенту. Заявки на предоставление транспортных средств принимались в устной форме (по телефону), в заказах-нарядах отсутствовали подписи перевозимых лиц (фактически они были оформлены в одностороннем порядке), что позволило клиенту отказаться от подписания актов транспортной компании и обосновать свои действия тем, что услуги вообще не были оказаны. Суд с такой логикой рассуждений согласился. Поэтому не исключаем, что и в налоговом споре отсутствие документального подтверждения конкретных перевозок конкретных пассажиров может повлечь непризнание налоговых расходов (как неподтвержденных) на услуги такси при расчете налога на прибыль.