Вернуться к списку журналов

Сверка расчетов с контрагентами по договорным обязательствам.

Автор: Зарипова М., эксперт журнала
Сверка расчетов с контрагентами по договорным обязательствам.

В статье рассмотрены вопросы проведения сверки расчетов с контрагентами перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

 

Чтобы сформировать достоверную годовую бухгалтерскую отчетность, перед ее составлением необходимо в установленном порядке провести инвентаризацию активов и обязательств. К обязательствам, которые подлежат обязательному подтверждению, относятся, в частности, расчеты с контрагентами по договорным обязательствам. О порядке проведения данной процедуры и отражении ее результатов в бухгалтерском учете расскажем в статье.

 Финансово-хозяйственная деятельность любого учреждения предполагает наличие в учете расчетных обязательств с различными контрагентами. На приобретение товаров (работ, услуг) заключаются договоры (контракты), в соответствии с которыми производятся расчеты. Кроме того, учреждение само выступает как контрагент, оказывая услуги покупателям и заказчикам, причем направленность данных услуг зависит от вида деятельности организации. Получается, что расчетные обязательства с контрагентами в государственном (муниципальном) учреждении образуются как в пассиве, так и в активе баланса; иными словами, в учете могут возникать дебиторская и кредиторская задолженности.

В соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете расчетные обязательства подлежат инвентаризации с целью подтверждения их фактического наличия и сопоставления с данными бухгалтерского учета (см. п. 1, 2 ст. 11 Закона № 402‑ФЗ). Более того, в преддверии составления годового отчета данное мероприятие следует провести обязательно, поскольку по достоверности представленной бухгалтерской отчетности можно судить, была ли осуществлена инвентаризация (Письмо Минфина РФ от 15.07.2014 № 02‑06‑10/34544).

 

 

В КАКОМ ПОРЯДКЕ ДОЛЖНА БЫТЬ ПРОВЕДЕНА ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ?

 Как отмечается в Письме Минфина РФ от 24.03.2016 № 02‑07‑10/17037, субъект учета в целях организации бухгалтерского учета, исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством РФ полномочий, формирует порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств в рамках своей учетной политики. Поэтому в каждом учреждении такой порядок свой. Отметим, что при его разработке можно использовать Методические указания по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Однако на сайте финансового ведомства размещен проект, в соответствии с которым нормы обозначенного документа не распространяются на государственные (муниципальные) учреждения. Изменения связаны с тем, что в силу п. 6 Инструкции № 157н данное контрольное мероприятие проводится в соответствии с порядком, утвержденным учетной политикой учреждения, разработанной с опорой на положения законодательства РФ.

Отметим, что исходя из практики инвентаризация расчетных обязательств осуществляется в виде сверки расчетов. Смысл сверки расчетов – сверить данные сторон, проверить обоснованность выявленных расхождений (различий) и с учетом наличия первичных учетных документов привести свои учетные данные в соответствие с реальными обязательствами сторон.

Для осуществления названного мероприятия необходимы подготовительные мероприятия. В первую очередь финансовый отдел учреждения должен поднять договоры, подготовить подтверждающие документы.

Обозначенная процедура документально оформляется актами сверки расчетов с контрагентами, в которых указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Акты сверки оформляются по состоянию на отчетную дату. Форма названного акта законодательно не утверждена, поэтому учреждение может разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве отдельного приложения к учетной политике организации.

Отметим, что в прошлом для подписания акта была обязательна процедура выезда к контрагенту. В настоящее время такой необходимости нет; подготовленный акт сверки с данными, отражающими состояние расчетов, направляется контрагенту по электронной почте. Если претензий по расчету у поставщика (подрядчика) нет, то он подтверждает свое согласие подписью.

 

 

ЯВЛЯЕТСЯ ЛИ АКТ СВЕРКИ РАСЧЕТОВ ПЕРВИЧНЫМ ДОКУМЕНТОМ?

 Документами, подтверждающими наличие кредиторской или дебиторской задолженности, являются документы, соответствующие требованиям ст. 9 Закона № 402‑ФЗ, то есть первичные учетные документы, которыми оформляется каждый факт хозяйственной жизни (сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение, финансовый результат его деятельности или движение денежных средств).

К первичным учетным документам, свидетельствующим об имевшей место хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента перед учреждением, в частности, относятся счета, товарные накладные, акты приемки-передачи выполненных работ (оказанных услуг), платежные поручения и др.

Акт сверки расчетов не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как при его оформлении не изменяется финансовое состояние сторон хозяйствующих субъектов. Как отметили арбитры в Постановлении АС ВВО от 18.07.2016 № Ф01-2768/2016, составленный в одностороннем порядке акт сверки взаимных расчетов без первичных документов, подтверждающих поставку товара, не доказывает получение этого товара, следовательно, не подтверждает наличие задолженности в учете.

 

 

КАК ОФОРМИТЬ РЕЗУЛЬТАТЫ СВЕРКИ РАСЧЕТОВ?

 Результаты проведенной инвентаризации оформляются:

1) инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Форма описи и порядок ее заполнения приведены в Приказе Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Из положений этого приказа следует, что опись формируется комиссией учреждения и отражает:

  • сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;
  • наименование дебитора (кредитора);
  • данные о сумме задолженности учреждения;
  • номер счета бухгалтерского учета;
  • общую сумму задолженности по данным бухгалтерского учета, в том числе подтвержденную дебиторами (кредиторами), не подтвержденную дебиторами (кредиторами);
  • сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Инвентаризационная опись (ф. 0504089) подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию;

2) актом о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Основанием для составления акта (ф. 0504835) являются инвентаризационные описи (сличительные ведомости). Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. В акте отражается наличие у учреждения дебиторской (кредиторской) задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Дополнительно отметим, что в силу п. 20 Инструкции № 157н результаты инвентаризации отражаются в учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности того месяца, в котором была завершена инвентаризация (по завершении процедуры инвентаризации).

Результаты инвентаризации, проведенной перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, отражаются в годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.

 

 

КАК СПИСАТЬ НЕРЕАЛЬНУЮ К ВЗЫСКАНИЮ ДЕБИТОРСКУЮ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ?

 Безнадежными (нереальными к взысканию) признаются те долги перед организацией, по которым истек установленный срок исковой давности, и те, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации (ст. 416, 417, 419 ГК РФ). Как указали чиновники финансового ведомства в Письме от 02.12.2016 № 02‑07‑10/71673, если есть несколько оснований признать долг безнадежным, он признается таковым в периоде возникновения первого из перечисленных оснований, то есть по истечении срока исковой давности.

 

К сведению:

В соответствии со ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет три года со дня, определяемого на основании ст. 200 ГК РФ следующим образом: если законом не установлено иное, течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права. Таким образом, подписание акта сверки расчетов, свидетельствующее о признании долга, прерывает течение срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). После подписания акта сверки расчетов срок исковой давности исчисляется заново.

 

Списание задолженности со счетов бухгалтерского учета производится при наличии фактов, подтверждающих невозможность погашения задолженности и истечение срока исковой давности. Как отмечается в Письме Минфина РФ от 14.07.2017 № 02‑08‑10/45171, положения Инструкции № 157н не содержат указаний относительно состава документов, необходимых для принятия комиссией решения о списании с балансового учета учреждения задолженности неплатежеспособных дебиторов.

Вместе с тем согласно п. 3 Инструкции № 157н бухгалтерский учет активов и операций, их изменяющих (фактов хозяйственной жизни), осуществляется методом двойной записи на взаимосвязанных балансовых счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов.

В соответствии с Федеральным стандартом № 256н для целей бухгалтерского учета, формирования и публичного раскрытия показателей бухгалтерской отчетности активом признается имущество, включая имущественные права (дебиторская задолженность), принадлежащее субъекту учета и (или) находящееся в его пользовании, контролируемое им в результате произошедших фактов хозяйственной жизни, от которого ожидается поступление полезного потенциала (наличных и безналичных денежных средств) или экономических выгод.

Таким образом, если в отношении дебиторской задолженности не выполняются критерии отнесения ее к активам, то в соответствии с решением комиссии о списании данной задолженности с балансового учета ее учет осуществляется на забалансовом счете. Указанное решение принимается с учетом:

  • сведений, выявленных в ходе инвентаризации, в отношении дебиторской задолженности, обладающей признаками нереальной к взысканию;
  • документов, подтверждающих наличие рисков невозможности взыскания дебиторской задолженности.

Заметим, что невозможность взыскания долгов может быть подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, вынесенным в порядке, предусмотренном Законом № 229‑ФЗ, при возврате взыскателю исполнительного документа по следующим основаниям (Письмо Минфина РФ от 31.07.2013 № 03‑03‑06/4/30650):

  • невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках либо других кредитных организациях;
  • у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными.

При наступлении обстоятельств, подтверждающих невозможность погашения дебитором сумм задолженности (смерть, ликвидация (банкротство) дебитора), комиссия по поступлению и выбытию активов готовит следующий пакет документов, на основании которых списываются суммы дебиторской задолженности:

  • документы, свидетельствующие о невозможности взыскания задолженности (документы, подтверждающие банкротство (ликвидацию) дебитора, судебное решение, подтверждающее невозможность взыскания суммы задолженности, справка о смерти дебитора и др.);
  • приказ (распоряжение) руководителя учреждения о списании дебиторской задолженности.

В бухгалтерском учете нереальная к взысканию дебиторская задолженность списывается на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) следующим образом:

  • по расходам – относится на уменьшение финансового результата, в дебет счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» (п. 168.2 приложения 1 к Инструкции № 162н, п. 153 Инструкции № 174н, п. 181 Инструкции № 183н);
  • по доходам – относится на уменьшение финансового результата, в дебет счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» (п. 120 Инструкции № 162н, п. 152 Инструкции № 174н, п. 180 Инструкции № 183н).

Списанная с баланса нереальная к взысканию дебиторская задолженность учитывается на забалансовых счетах в порядке, определенном п. 339, 340 Инструкции № 157н (см. Письмо Минфина РФ от 02.12.2016 № 02‑07‑10/71673).

Напомним, что п. 339 Инструкции № 157н для учета задолженности неплатежеспособных дебиторов с момента принятия комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решения о ее списании с балансового учета учреждения предназначен забалансовый счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Следует учесть, что в настоящее время момент списания задолженности неплатежеспособных дебиторов с баланса и одновременного принятия к забалансовому учету автономное учреждение определяет самостоятельно.

Учет названной задолженности осуществляется:

  • либо в течение срока возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности, в том числе при изменении имущественного положения должников;
  • либо до поступления в указанный срок в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов денежных средств, до исполнения (прекращения) задолженности иным не противоречащим законодательству РФ способом.

Списание задолженности с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о признании задолженности безнадежной к взысканию:

  • в случае наличия документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью (ликвидацией) дебитора;
  • в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ, в том числе по истечении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно законодательству РФ.

Таким образом, факт признания дебиторской задолженности нереальной к взысканию является основанием для ее списания с забалансового учета. Отметим, что при отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности, преду­смотренных законодательством РФ, списанная с балансового учета задолженность к забалансовому учету не принимается.

 

Пример 1:

В ходе инвентаризации в автономном учреждении выявлена дебиторская задолженность по счету 2 206 34 000 на сумму 16 500 руб., по которой обязательства ее исполнения были просрочены. Учреждением подан в суд иск с требованием о погашении задолженности дебитором. Комиссия учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов приняла решение о списании задолженности с баланса и об отражении ее за балансом.

В декабре 2017 года суд вынес решение об отказе в удовлетворении требований учреждения в связи с признанием организации-должника банкротом и дальнейшей ее ликвидацией. На основании судебного решения комиссия учреждения признала задолженность нереальной к взысканию и приняла решение списать ее с забалансового учета.

В учете операции отразятся следующим образом:

 

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списана нереальная к взысканию дебиторская задолженность с баланса на основании решения комиссии

2 401 20 273

2 206 34 660

16 500

Одновременно принята списанная с баланса задолженность на забалансовый учет

Забалансовый счет 04

16 500

Списана задолженность с забалансового счета на основании судебного решения

Забалансовый счет 04

16 500

 

 

КАК СПИСАТЬ НЕВОСТРЕБОВАННУЮ КРЕДИТОРСКУЮ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ?

 Кредиторская задолженность в сумме не предъявленных кредитором требований в течение срока исковой давности, в том числе задолженность, не подтвержденная по результатам инвентаризации кредитором, переходит в разряд задолженности, не востребованной кредитором или нереальной к взысканию, в отношении которой комиссия учреждения может принять решение об отражении задолженности вне баланса. Данная задолженность списывается в установленном законодательством порядке (Письмо Минфина РФ от 10.09.2013 № 02‑07‑10/37335), например, по причине ликвидации юридического лица, прекращения деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, о чем сделана запись в Едином государственном реестре юридических лиц либо Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей соответственно.

Названная задолженность подлежит списанию со счетов бухгалтерского учета на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) с использованием счета 0 401 10 173 в порядке, установленном п. 150 Инструкции № 174н, п. 178 Инструкции № 183н и п. 167 приложения 1 к Инструкции № 162н (с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20).

Списание задолженности учреждения, не востребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения, в порядке, установленном (п. 371 Инструкции № 157н):

  • для казенных учреждений – главным распорядителем бюджетных средств (главным администратором источников финансирования дефицита бюджета);
  • для бюджетных учреждений, автономных учреждений – если иное не установлено бюджетным законодательством, актом учреждения в рамках формирования учетной политики.

 

Пример 2:

В результате проведенной в бюджетном учреждении инвентаризации выявлена невостребованная кредиторская задолженность на счете 2 302 25 000 «Расчеты по работам, услугам по содержанию имущества» в сумме 8 600 руб.

Направленный кредитору акт сверки был возвращен в связи с отсутствием адресата по заявленному адресу, поэтому задолженность не была подтверждена. На основании решения комиссии данная задолженность списана с балансового учета и отнесена на забалансовый учет.

В течение трех лет с момента постановки задолженности на забалансовый учет кредитор не предъявил учреждению требований об оплате обязательства. В связи с этим задолженность, не востребованная кредитором, была списана с забалансового учета.

В учете операции отразятся следующим образом:

 

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списаны суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности

2 302 25 000

2 401 10 173

8 600

Учтена кредиторская задолженность за балансом

Забалансовый счет 20

8 600

 

 

* * *

 Кратко сформулируем основные выводы:

1. Расчетные обязательства с контрагентами требуют постоянного контроля. В рамках учетной политики учреждение должно установить периодичность проведения сверки расчетов с контрагентами, а также форму акта сверки расчетов.

2. Списание задолженности со счетов бухгалтерского учета производится при наличии фактов, подтверждающих невозможность погашения задолженности, истечение срока исковой давности. Следует учесть, что в настоящее время момент списания задолженности неплатежеспособных дебиторов с баланса и одновременного принятия к забалансовому учету учреждение определяет самостоятельно.

3. При отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности, предусмотренных законодательством РФ, списанная с балансового учета задолженность к забалансовому учету не принимается.

4. Невостребованная кредиторская задолженность (например, вследствие ликвидации юридического лица) списывается в установленном законодательством порядке. Причины списания должны быть подтверждены документально. 

Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений, №12, 2017 год

Специальные предложения Аюдар Инфо