Кто вправе представлять документы в ФСС на бумажном носителе?

В детском дошкольном образовательном учреждении в 2018 году в разных месяцах работало от 23 до 27 человек, в 2019 году – 27 человек (из них одна работница находится в декрете). В каком порядке учреждение должно представлять сведения в ФСС на бумажном носителе, необходимые для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и других пособий, связанных с материнством: в электронной форме либо на бумажном носителе (учреждение расположено в субъекте РФ, участвующем в пилотном проекте)?

Сведения, необходимые для назначения и выплаты пособий страхователями, должны представляться в территориальный орган сведения в ФСС (п. 4, 4.1 Положения об особенностях назначения и выплаты в 2012 – 2020 годах застрахованным лицам страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и иных выплат в субъектах РФ, участвующих в реализации пилотного проекта):

• в электронной форме – если среднесписочная численность работников за предшествующий расчетный период превышает 25 человек;
• в электронной форме либо на бумажном носителе (по выбору страхователя) – если среднесписочная численность работников за предшествующий расчетный период составляет 25 человек и менее.

Таким образом, для ответа на вопрос о том, в каком порядке дошкольное образовательное учреждение обязано представлять в ФСС документы в 2019 году, ключевое значение имеет среднесписочная численность работников за 2018 год.

Порядок определения среднесписочной численности работников описан в Указаниях по заполнению форм федерального статистического наблюдения П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы», П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», П-5(м) «Основные сведения о деятельности организации», утвержденных Приказом Росстата от 22.11.2017 № 772 (далее – Указания). Сразу отметим, что определять среднесписочную численность работников достаточно трудозатратно. Ниже, опираясь на положения Указаний, приведем подробные инструкции о том, как производить расчет.

Прежде всего нужно знать, что среднесписочная численность работников за месяц исчисляется по формуле (п. 76 Указаний):

Таким образом, бухгалтер должен предпринять следующие шаги.

Шаг 1. Определение списочной численности работников за каждый календарный день 2018 года.

Шаг 2. Определение среднесписочной численности работников за каждый месяц 2018 года.

Шаг 3. Определение среднесписочной численности работников за весь 2018 год.

Рассмотрим каждый пункт подробнее.

Определение списочной численности работников за каждый календарный день года.

В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовым договорам и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу (один день и более), в том числе:

• принятые на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, на полставки;
• принятые на работу с испытательным сроком;
• заключившие с организацией трудовые договоры о выполнении работы на дому.

Причем в списочной численности работников за каждый календарный день года учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким‑либо причинам сотрудники. В пункте 77 Указаний перечислены случаи включения в списочную численность отсутствующих работников (пп. «а» – «щ»). Среди них, в частности:

• работники, находившиеся в служебных командировках;
• лица, не явившиеся на работу по болезни;
• сотрудники, не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;
• лица, направленные с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации, если за ними сохраняется заработная плата;
• работники, находившиеся в ежегодных и дополнительных отпусках;
• работники, имевшие выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;
• сотрудники, находившиеся в отпуске по беременности и родам;
• сотрудники, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы;
• иностранные граждане, работавшие в организациях, расположенных на территории РФ.

Также важно знать категории лиц, не подлежащих включению в списочную численность работников. Это:

• лица, принятые на работу по совместительству из других организаций;
• лица, выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера;
• работники, привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы);
• лица, переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направленные на работу за границу;
• работники, направленные организациями на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций;
• работники, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения об увольнении или без предупреждения администрации (они исключаются из списочной численности работников с первого дня невыхода на работу).

Кроме того, Указаниями определен круг лиц, которые учитываются в списочной численности, но не включаются в среднесписочную численность и наоборот (п. 79.1, 79.2).

 Для расчета списочной (среднесписочной) численности работников также важно знать следующие нюансы.

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.

Численность работников списочного состава за каждый день года должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

Определение среднесписочной численности работников за месяц.

Итак, для расчета среднесписочной численности работников за месяц нужно знать списочную численность всех наемных работников, работавших по трудовым договорам и выполнявших постоянную, временную или сезонную работу один день и более, за каждый день месяца (включая праздники и выходные).

Пример 1

По состоянию на 01.01.2018 в учреждении работало 23 человека. 22.01.2018 одна работница ушла в отпуск по беременности и родам, а впоследствии – в отпуск по уходу за ребенком. До конца января на ее место нового работника не взяли.

Расчет среднесписочной численности работников за январь 2018 года будет следующим.

В данном примере количество работников списочного состава за все дни месяца, которые подлежат включению в среднесписочную численность работников, составило 703, календарное число дней в месяце – 31. Частное от деления этих сумм равно 22,68 (703 / 31). Однако среднесписочная численность работников должна показываться в целых единицах, следовательно, за январь 2018 года она составит 23 человека (применяем правило округления). Аналогичным образом исчисляется среднесписочная численность работников за все месяцы календарного года.

Определение среднесписочной численности работников за год.

Среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12 (п. 79.7 Указаний).

Пример 2

Изменим условия примера 1. По состоянию на 01.01.2018 в учреждении работало 23 человека. 22.01.2018 одна работница ушла в отпуск по беременности и родам, а впоследствии – в отпуск по уходу за ребенком. 19.02.2018 на ее место была принята другая работница. В течение года в учреждение были приняты новые работники, в частности 01.08.2018, 01.10.2018 и 03.12.2018.

Расчет среднесписочной численности работников за год будет следующим.

Частное от деления среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и 12 составит 23,6 (284 / 12). Соответственно, среднесписочная численность работников за 2018 год – 24 человека.

* * *

Несмотря на то, что списочная численность работников детского образовательного учреждения на 01.01.2019 составляет 27 человек (в том числе одна работница находится в отпуске по уходу за ребенком), учреждение вправе самостоятельно выбрать способ представления в ФСС сведений на бумажном носителе, необходимых для назначения и выплаты пособий (на бумажном носителе либо в электронном виде), поскольку среднесписочная численность работников этого учреждения за 2018 год – 24 человека.