Расчеты с подотчетными лицами с использованием карты «Мир»

Все чаще при работе с подотчетными лицами учреждения используют банковские карты, в том числе карты платежной системы «Мир», выданные в рамках зарплатных проектов (далее – карта «Мир»). В связи с этим Минфин и Федеральное казначейство выпустили разъясняющие письма по применению при таком виде расчета карты «Мир». Рассмотрим их основные положения.

Согласно разъяснениям, приведенным в письмах ЦБ РФ от 31.05.2018 № 04‑45‑7/4048, Минфина РФ от 06.07.2018 № 09‑02‑07/47375, Федерального казначейства от 27.07.2018 № 07‑04‑05/05‑15900 (далее – Памятка Федерального казначейства) выдача денежных средств на командировочные и хозяйственные расходы может осуществляться путем их зачисления на банковские счета сотрудников организации, предусматривающие совершение операций с использованием платежных карт, включая карты «Мир», эмитированных кредитными организациями в рамках зарплатного проекта (далее – зарплатная карта).

В Письме Федерального казначейства РФ от 16.07.2018 № 07‑
04‑05/05‑14896 (далее – Рекомендации Федерального казначейства) также отмечено, что в целях осуществления контроля за движением вышеуказанных денежных средств и разграничения денежных потоков целесообразно выпустить дополнительную карту уполномоченному сотруднику учреждения (далее – корпоративная карта учреждения).

Взаимодействие учреждения и ТОФК.

Согласно п. 5 – 8 Рекомендаций Федерального казначейства, п. 4, 5 Памятки Федерального казначейства при использовании банковских карт «Мир» для расчетов с подотчетными лицами:

1) учреждение представляет в ТОФК:

• письмо с указанием Ф. И. О. сотрудников учреждения (уполномоченных лиц) и номерами карт «Мир», на которые подлежат перечислению денежные средства для обеспечения наличными денежными средствами;
• заявку на кассовый расход (0531801), заявку на кассовый расход (сокращенную) (0531851), платежное поручение с указанием Ф. И. О. и номерами карт «Мир», иные документы, предусмотренные порядками санкционирования;

2) ТОФК обрабатывает представленные учреждением документы и перечисляет денежные средства на счет, открытый сотруднику учреждения в кредитной организации;

3) кредитная организация осуществляет зачисление средств на карту «Мир» сотрудника учреждения;

4) учреждение производит оплату товаров, работ, услуг с помощью карты и (или) снимает наличные денежные средства для проведения последующих операций с использованием наличных денежных средств.

3

По одной карте можно осуществлять операции, не связанные с получением и взносом наличных денег, не более 100 000 руб. в день (п. 3 Рекомендаций Федерального казначейства, п. 6 Памятки Федерального казначейства).

Операции по внесению денежных средств на карту «Мир» и перечислению на счета ТОФК проводятся в следующем порядке (п. 6 Памятки Федерального казначейства, п. 9, 10 Рекомендаций Федерального казначейства):

1) учреждение осуществляет взнос на карту неиспользованных (излишне полученных) денежных средств через кассу кредитной организации или с использованием устройств для приема наличных денег;

2) после зачисления средств на карту сотрудник учреждения обеспечивает перечисление средств на счет ТОФК с указанием в платежном документе информации, достаточной для отражения операции по зачислению денежных средств на соответствующем лицевом счете, открытом учреждению в ТОФК. При необходимости учреждение информирует ТОФК не позднее следующего рабочего дня о проведенной операции по взносу наличных денежных средств.

3

На учреждении лежит ответственность по соблюдению сроков возврата (перечисления) денежных средств (неиспользованных и (или) внесенных) с карты «Мир» на соответствующие счета ТОФК, а также по целевому использованию денежных средств (п. 3 Рекомендаций Федерального казначейства, п. 6 Памятки Федерального казначейства).

Бухгалтерский учет расчетов.

Расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 208 00 000 (п. 212 Инструкции № 157н, п. 106 Инструкции № 183н).

Данный счет в 2018 году дополнен следующими аналитическими счетами в связи с введением новых подстатей КОСГУ:

* Следует заметить, что данный счет введен только в Инструкцию № 157н, а в Инструкцию № 183н его не включили, но в случае необходимости автономные учреждения его могут применять, так как он предусмотрен Единым планом счетов.

Как и прежде, деньги под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании заявления сотрудника учреждения – подотчетного лица.

Заявление должно содержать:

• назначение аванса;
• расчет (обоснование) размера аванса;
• срок, на который он выдается;
• сумму денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели.

Кроме того, выдача денег под отчет производится при условии отсутствия за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления авансового отчета (ф. 0504505) (п. 214 Инструкции № 157н).

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (утвержденный перерасход) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции № 157н).

Эти требования сохраняются и при выдаче денег под отчет посредством перечисления необходимых сумм на банковскую карту. Авансовый отчет также надо составить подотчетному лицу при названном способе расчетов.

Напомним, согласно Приказу № 52н подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняет графы 1 – 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

На оборотной стороне авансового отчета графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухучета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.

Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным.

В бухгалтерском учете операции по перечислению денежных средств на банковские карты под отчет будут различаться в зависимости от того, на какую карту они перечисляются – зарплатную карту работника или корпоративную карту учреждения.

8

Автономное учреждение за счет средств от приносящей доход деятельности перечислило на карту «Мир» (зарплатную карту работника) 4 000 руб. для приобретения подотчетным лицом поздравительных открыток и сувенирной продукции. Оплата произведена безналичным расчетом в сумме 4 000 руб. Согласно учетной политике данные расходы не входят в себестоимость платных услуг.

В учете необходимо сделать следующие записи:

* С 01.01.2019 расходы на приобретение сувенирной продукции и поздравительных открыток будут отражаться по подстатье 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ (Порядок № 209н).

9

Автономное учреждение за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания, перечислило на карту «Мир» (корпоративную карту учреждения) подотчетному лицу денежные средства в размере 5 000 руб. для приобретения канцелярских товаров. Сотрудник через банкомат получил денежные средства в сумме 5 000 руб., но приобрел канцелярские товары на 4 150 руб. Неиспользованную часть подотчетной суммы (850 руб.) внес на карту через банкомат. На основании авансового отчета канцелярские товары приняты к учету в составе материальных запасов.

В учете необходимо сделать следующие записи:

* * *

В заключение выделим несколько основных моментов:

1. Минфин, Федеральное казначейство и ЦБ РФ допускают возможность применения зарплатных карт при выдаче подотчетных сумм для хозяйственных операций и командировочных расходов.

2. Операции по перечислению денежных средств на карту «Мир» следует отражать согласно разъяснениям Федерального казначейства.

3. При завершении финансового года не должно быть остатка денежных средств на корпоративных картах учреждения (за исключением зарезервированных) (п. 6. Памятки Федерального казначейства, п. 3 Рекомендаций Федерального казначейства).