Расчет отпускных выплат гражданскому персоналу

Гражданскому персоналу, работающему по трудовым договорам, отпускные выплаты рассчитываются по общим правилам, установленным ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922). В статье напомним основные правила расчета отпускных выплат.

Для расчета суммы отпускных необходимо:

1) определить продолжительность отпуска в календарных днях (обычно ее определяют кадровые службы);

2) исчислить средний дневной заработок (для этого нужно установить расчетный период и выплаты, учитываемые при расчете).

После чего сумма отпускных определяется путем умножения количества дней отпуска на средний дневной заработок.

Приведем порядок расчета.

Шаг 1: определяем продолжительность отпуска

В учреждениях силовых структур трудовую деятельность осуществляют не только военнослужащие, но и принятый на работу по трудовым договорам гражданский персонал, на который распространяются нормы трудового законодательства. В соответствии со ст. 115 ТК РФ такие работники имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Помимо основного отпуска, согласно Трудовому кодексу работодатели обязаны предоставлять сотрудникам дополнительные оплачиваемые отпуска.

В силу ст. 120 ТК РФ в число календарных дней отпуска не включаются нерабочие праздничные дни. Если работник имеет право на дополнительные отпуска, предусмотренные ст. 117–119, 321 ТК РФ, они суммируются с основным ежегодным отпуском.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с годовым планом отпусков, утвержденным руководителем не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ).

Отметим, что основной ежегодный отпуск и дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляются на основании распорядительного документа – приказа, в котором указывается их продолжительность.

Шаг 2: устанавливаем расчетный период

Расчетный период для исчисления среднего заработка по общему правилу составляет 12 месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (ст. 139 ТК РФ).

Например, если отпуск начинается в июне текущего года, расчетным периодом является период с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего года (п. 4 Положения № 922).

Согласно п. 5 Положения № 922 из расчетного периода необходимо исключить периоды, когда:

– за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ;

– работник получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;

– работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

– работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Указами Президента РФ от 23.04.2021 № 242, от 20.10.2021 № 595 были объявлены нерабочими дни с 4 по 7 мая 2021 года и с 30 октября по 7 ноября 2021 года с сохранением заработной платы для всех категорий работодателей. Если сотрудник работал в эти дни, то выплаченную ему за данный период зарплату нужно будет учесть в дальнейшем при расчете среднего заработка, если же он в эти дни не работал, то данный период и выплаченная за него зарплата не учитываются при расчете среднего заработка (пп. «е» п. 5 Положения № 922). Аналогичные разъяснения были приведены в Информации Минтруда России «Рекомендации работникам и работодателям по нерабочим дням в мае 2021 года».

Шаг 3: определяем выплаты,
учитываемые при расчете

При расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда работодателя виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников этих выплат. Согласно п. 2 Положения № 922 к ним относятся, в частности:

1) заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, должностным окладам за отработанное время;

2) заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении предшествующего событию календарного года, обусловленная системой оплаты труда, независимо от времени начисления;

3) надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы) и др.;

4) выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;

5) премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;

6) другие виды выплат по заработной плате, применяемые у соответствующего работодателя.

При расчете среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.) (п. 3 Положения № 922).

Акцентируем внимание на премиях. При расчете среднего заработка они учитываются в порядке, установленном п. 15 Положения № 922:

– ежемесячные премии – фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода;

– премии за период работы, превышающий 1 месяц, – фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода;

– премия, выплачиваемая по итогам года, – независимо от периода начисления.

Работник уходит в отпуск продолжительностью 28 календарных дней 13 мая 2022 г. Расчетный период (с 1 мая 2021 г. по 30 апреля 2022 г.) был отработан им полностью. Оклад работника составляет 25 000 руб. в месяц. За этот расчетный период ему были выплачены премии за каждый месяц в размере 10 000 руб. Кроме того, сотруднику была предоставлена материальная помощь в связи с рождением ребенка в сумме 5 000 руб. В мае 2022 г. ему также была начислена премия. Цифры в примере условные.

Определим выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка. При исчислении суммы отпускных следует принимать во внимание, что премия, начисленная в мае 2022 года, при расчете среднего заработка не учитывается, поскольку она не входит в расчетный период. Материальная помощь в связи с рождением ребенка также не включается в расчет.

Определим сумму начисленной за расчетный период заработной платы. Она составит 420 000 руб. (25 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 12 мес.).

Шаг 4: рассчитываем среднедневной заработок

Средний дневной заработок для оплаты отпуска и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3) (ст. 139 ТК РФ).

Формулы для расчета этого показателя приведены в п. 10 Положения № 922.

1. Если сотрудник отработал расчетный период полностью, то среднедневной заработок определяется так:

СЗ = БР_отп / 12 / 29,3, где:

БР_отп – база для расчета отпускных (исчисляется так же, как и в общем случае).

9

Работник учреждения 2 августа 2022 г. уходит в отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Сумма начисленной ему за расчетный период заработной платы составляет 400 000 руб.

Средний дневной заработок работника составит 1 137,66 руб. (400 000 руб. / 12 / 29,3).

Таким образом, сумма отпускных будет равна 15 927,24 руб.
(1 137,66 руб. x 14 кал. дн.).

2. Если сотрудник отработал расчетный период не полностью или есть исключаемые из расчета периоды (п. 5 Положения № 922), то среднедневной заработок исчисляется по следующей формуле:

СЗ = БР_отп / (29,3 x КМ + КД₁), где:

КМ – количество полностью отработанных календарных месяцев расчетного периода;

КД₁ – количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах (календарном месяце).

Показатель КД₁, в свою очередь, тоже является расчетным. Для его исчисления используется следующая формула:

КД₁ = Д_отр / Д_мес x 29,3, где:

Д_отр – количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце;

Д_мес – количество календарных дней в месяце.

Сотрудник учреждения уходит в отпуск продолжительностью 28 календарных дней 5 июля 2022 г. Расчетный период – с 1 июля 2021 г.
по 30 июня 2022 г. В 2021 году сотрудник находился в отпуске с 10 августа по 6 сентября. База для расчета суммы отпускных – 281 600 руб.

Сначала нужно определить количество календарных дней в неполных календарных месяцах расчетного периода:

– в августе 2021 года – 8,51 кал. дн. (9 / 31 х 29,3);

– в сентябре 2021 года – 23,44 кал. дн. (24 / 30 х 29,3).

Общее количество – 31,95 кал. дн. (8,51 + 23,44).

Среднедневной заработок сотрудника для расчета суммы отпускных составит 866,59 руб. (281 600 руб. / (29,3 дн. х 10 мес. + 31,95 дн.)).

Таким образом, сумма отпускных будет равна 24 264,52 руб.
(866,59 руб. x 28 дн.).

* * *

Кратко сформулируем основные выводы.

Гражданскому персоналу предоставляются отпуска в соответствии с трудовым законодательством и ведомственными отраслевыми документами.

Сумма отпускных рассчитывается на основании ст. 139 ТК РФ и Положения № 922. Она определяется как произведение среднего дневного заработка и количества календарных дней отпуска.