В статье рассмотрены актуальные вопросы, касающиеся порядка выдачи и расходования подотчетных сумм. Кто вправе получать деньги под отчет? Как оформить их выдачу? Как отчитаться по полученным под отчет суммам? Какой счет предназначен для учета расчетов с под-
отчетными лицами? Как вести учет расчетов с ними? Какие особенности учесть при выдаче аванса в иностранной валюте? Как отразить операции по приобретению полиса ОСАГО через подотчетное лицо?
Получать денежные средства под отчет вправе:
– работники учреждения;
– физические лица, с которыми учреждение заключило гражданско-правовой договор, например, исполнители, подрядчики (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29‑Р-Р-6/7859);
– физические лица, привлекаемые учреждениями для выполнения отдельных полномочий, участия в различного рода мероприятиях, например учащиеся образовательных учреждений, сопровождающие лица (Письмо Минфина РФ от 13.12.2019 № 02‑06‑10/97995).
Вопросы организации выдачи денежных средств лицам, не являющимся работниками учреждения (внештатные сотрудники), находятся в компетенции учреждения, которое в рамках своей учетной политики вправе предусмотреть порядок выдачи им денежных средств (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02‑06‑10/2476).
Как оформить выдачу денег под отчет?
Выдача денежных средств под отчет на расходы, связанные с ведением деятельности учреждения, должна осуществляться по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н[1]).
Оформлять распорядительный документ учреждения допускается на несколько выдач наличных денег одному или нескольким
подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210‑У[2]).
Выдавать денежные средства подотчетному лицу в случае, если оно не отчиталось за полученную ранее подотчетную сумму, запрещено (п. 214 Инструкции № 157н).
Как отчитаться по полученным под отчет суммам?
Подотчетные лица обязаны в срок, установленный руководителем учреждения, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210‑У, п. 216 Инструкции № 157н).
Проверку авансового отчета, его утверждение руководителем учреждения и окончательный расчет по авансовому отчету следует осуществлять в срок, установленный руководителем.
Отметим, что если денежные средства выдаются под отчет на командировочные расходы, окончательный расчет по выданному авансу подотчетное лицо должно произвести после возвращения из командировки в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения № 749[3]).
Порядок заполнения авансового отчета установлен Приказом Минфина РФ № 52н[4]. В нем говорится, что авансовый отчет (ф. 0504505) применяется для учета расчетов с подотчетными лицами при условии оформления на бумажном носителе.
Подотчетное лицо отражает на лицевой стороне отчета информацию о себе, на оборотной – фактически израсходованные суммы и оправдательные документы:
– в графе 1 – номера документов (расходов) по порядку;
– в графах 2 – 4 – даты, номера и наименования документов, подтверждающих расход (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и др.) либо наименование расхода (например, суточные);
– в графах 5 – 6 – суммы расходов, указанные в представленных первичных документах, в рублях или иностранной валюте.
Оправдательные документы нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (ф. 0504505).
При получении авансового отчета (ф. 0504505) от подотчетного лица бухгалтер выдает ему расписку (отрезная часть формы). Он заполняет документ в своей части: графы 1 – 3 лицевой стороны отчета и графы 7 – 10 оборотной стороны, содержащие сведения о принимаемых к учету расходах и бухгалтерские записи.
Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным.
Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции № 157н).
Приказом Минфина РФ № 52н также установлено применение формы отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) в виде электронного документа в случае, если:
– ведение бюджетного учета (начисление работникам зарплаты и иных выплат) по решению Правительства РФ, высшего исполнительного органа власти или местной администрации передано в рамках централизации полномочий;
– такие требования установлены в учетной политике учреждения.
Какой счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами?
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется казенными учреждениями на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н, п. 83 Инструкции № 162н[5]).
Группировка расчетов на указанном счете осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных бюджетной сметой, по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:
– 10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;
– 20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;
– 30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;
– 50 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным перечислениям бюджетам»;
– 60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;
– 90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».
В 1 – 17‑м разрядах счета 0 208 00 000 указывается соответствующий код бюджетной классификации РФ, в 24 – 26‑м разрядах номера счета – подстатья КОСГУ, соответствующая экономической сущности осуществляемого факта хозяйственной жизни (отражаемого объекта бухгалтерского учета).
Согласно п. 13.6.7, 14.6.7 Порядка № 209н расчеты с подотчетными лицами отражаются с применением подстатей КОСГУ:
– 567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;
– 667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».
По согласованию с субъектом консолидации в рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ, органов, осуществляющих функции и полномочия учредителя, устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий) – дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета (п. 217 Инструкции № 157н).
Если работники учреждения осуществили расходы, связанные с деятельностью учреждения, без предварительного получения денег под отчет, такие операции могут учитываться как на счете 0 208 00 000, так и на сче-
те 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам» на основании порядка, утвержденного в учетной политике учреждения (Письмо Минфина РФ от 30.09.2011 № 02‑06‑05/4406).
Как вести учет расчетов с подотчетными лицами?
Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличном, так и в безналичном порядке (с применением зарплатной карты работника или карты учреждения, выданной ОФК).
В соответствии с положениями Инструкции № 162н для отражения в бюджетном учете таких расчетов применяются следующие корреспонденции счетов:
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Выданы наличные денежные средства, денежные документы под отчет из кассы учреждения |
1 208 хх 567 |
1 201 34 610* 1 201 35 610 |
Перечислены подотчетные суммы на зарплатную карту работника |
1 208 хх 567 |
1 304 05 ххх 1 201 21 610* |
Перечислены подотчетные суммы на карту учреждения и получены через банкомат подотчетным лицом |
1 210 03 561** 1 208 хх 567 |
1 304 05 ххх 1 210 03 661* |
Приняты к учету расходы согласно авансовому отчету |
1 401 20 ххх 1 109 хх ххх 1 105 хх 3хх 1 106 хх 3хх 1 304 03 83х |
1 208 хх 667 |
Внесены неиспользованные остатки подотчетных сумм: |
|
|
– в кассу учреждения |
1 201 34 510** |
1 208 хх 667 |
– на лицевой счет с использованием карты учреждения |
1 201 23 510** 1 304 05 ххх |
1 208 хх 667 1 201 23 610* |
Выдана (перечислена) сумма перерасхода по авансовому отчету: |
|
|
– из кассы учреждения |
1 208 хх 567 |
1 201 34 610* |
– на зарплатную карту работника |
1 208 хх 567 |
1 304 05 ххх 1 201 21 610* |
* Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.
** Одновременно делается запись по забалансовому счету 17.
Казенное учреждение направило в командировку на 5 дней 10 работников. Из кассы им были выданы суточные в размере 5 000 руб. и деньги на проживание в гостинице – 20 000 руб. Проезд оплачен учреждением в безналичном порядке по договору, заключенному с перевозчиком. Расходы на проезд составили 30 000 руб. Проездные билеты приняты к учету в качестве денежных документов и перед поездкой выданы работникам.
В бюджетном учете составлены следующие корреспонденции счетов:
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
Выданы работникам под отчет из кассы учреждения: |
|
|
|
– суточные |
1 208 12 567 |
1 201 34 610* |
5 000 |
– деньги на оплату гостиницы |
1 208 26 567 |
1 201 34 610* |
20 000 |
Перечислена перевозчику плата за проезд |
1 302 22 834 |
1 304 05 222 |
30 000 |
Приняты к учету проездные билеты |
1 201 35 510 |
1 302 22 734 |
30 000 |
Выданы под отчет проездные билеты работникам |
1 208 22 567 |
1 201 35 610 |
30 000 |
Приняты к учету расходы: |
|
|
|
– на выплату суточных |
1 401 20 212 |
1 208 12 667 |
5 000 |
– на проживание в гостинице |
1 401 20 226 |
1 208 26 667 |
20 000 |
– на проезд |
1 401 20 222 |
1 208 22 667 |
30 000 |
* Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.
Казенное учреждение перечислило на зарплатную карту работника денежные средства в сумме 20 000 руб. на покупку спортивного инвентаря. Средства были израсходованы полностью. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов (товарного и кассового чеков). Спортивный инвентарь учтен в составе объектов основных средств.
В бюджетном учете указанные операции отразятся следующим образом:
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
Перечислены подотчетные суммы на зарплатую карту работника |
1 208 31 567 |
1 304 05 310 |
20 000 |
Отражены на основании авансового отчета вложения в приобретенный объект основных средств – спортивный инвентарь |
1 106 31 310 |
1 208 31 667 |
20 000 |
Принят к учету спортивный инвентарь |
1 101 36 310 |
1 106 31 310 |
20 000 |
На банковскую карту казенного учреждения, выданную работнику, перечислены подотчетные денежные средства в размере 5 000 руб. для оплаты канцелярских товаров. Работник снял с карты всю сумму через банкомат и приобрел канцтовары на сумму 4 950 руб. Неизрасходованный остаток в размере 50 руб. внесен на карту через банкомат и зачислен на лицевой счет учреждения.
При перечислении денежных средств на карту учреждения должны соблюдаться требования правил, утвержденных Приказом Федерального казначейства от 15.05.2020 № 22н.
Расчеты с подотчетным лицом по приобретению канцтоваров с применением этой карты отразятся в бюджетном учете следующим образом:
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
Перечислены на карту учреждения подотчетные суммы на оплату канцелярских товаров |
1 210 03 561* |
1 304 05 346 |
5 000 |
Сняты работником денежные средства с карты через банкомат |
1 208 34 567 |
1 210 03 661**
|
5 000 |
Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета |
1 105 36 346 |
1 208 34 667 |
4 950 |
Внесен через банкомат на карту остаток неизрасходованной подотчетной суммы |
1 201 23 510*
|
1 208 34 667 |
50 |
Зачислена на лицевой счет сумма, внесенная на карту |
1 304 05 346 |
1 201 23 610** |
50 |
* Одновременно делается запись по забалансовому счету 17.
* * Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.
Какие особенности учесть при выдаче аванса в иностранной валюте?
При выдаче аванса в иностранной валюте учет задолженности подотчетного лица должен одновременно вестись в этой валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денег под отчет (п. 215 Инструкции № 157н, п. 6 СГС «Влияние изменений курсов иностранных валют»[6]).
Сумма выданного работнику в иностранной валюте аванса в случае его возврата подлежит переоценке по курсу на дату возврата (п. 215 Инструкции № 157н).
Курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, признаются в бюджетном учете в составе финансового результата текущего финансового года с отнесением:
– положительной курсовой разницы – на увеличение расчетов в иностранной валюте;
– отрицательной курсовой разницы – на уменьшение расчетов в иностранной валюте.
Согласно п. 84 Инструкции № 162н положительная (отрицательная) переоценка выданных под отчет средств в иностранной валюте отражается по дебету (кредиту) соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту (дебету) счета 0 401 10 176 «Доходы от оценки активов и обязательств».
Как отразить операции по приобретению полиса ОСАГО через подотчетное лицо?
Исходя из положений п. 84, 124 Инструкции № 162н и разъяснений Минфина, приведенных в Письме от 24.01.2020 № 02‑07‑05/4304, расходы на приобретение полиса ОСАГО через подотчетное лицо отразятся в бюджетном учете следующими проводками:
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Приобретен полис ОСАГО через подотчетное лицо* |
1 302 27 835 |
1 208 27 667 |
Отнесена на расходы будущих периодов сумма расчетов по приобретению полиса ОСАГО* |
1 401 50 227 |
1 302 27 735 |
Отражено отнесение расходов будущих периодов: |
|
|
– на себестоимость готовой продукции, выполнение работ, услуг |
1 109 0х 227 |
1 401 50 227 |
– в состав расходов текущего финансового года |
1 401 20 227 |
1 401 50 227 |
*
Согласно Письму Минфина РФ № 02‑07‑05/4304 операции по приобретению полиса ОСАГО через подотчетное лицо и отнесению данных расчетов на расходы будущих периодов отражаются одновременно.
В статье рассмотрены основные правила оформления взаимоотношений с подотчетными лицами и отражения расчетов с ними на счетах бюджетного учета. Выделим основные моменты, на которые следует обратить внимание.
[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само-
управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
[2] Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
[3] Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
[4] Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
[5] Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
[6] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Влияние изменений курсов иностранных валют», утв. Приказом Минфина РФ от 30.05.2018 № 122н.
Один раз в месяц мы делаем подборку статей, рекомендаций, новостей по актуальным темам и совершенно бесплатно рассылаем ее нашим подписчикам.
Оставьте, пожалуйста, свой адрес, если Вы хотите получать интересную профессиональную информацию.