Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Сейчас она ведется исключительно в бумажной форме. С 2020 года планируется перевод ее в электронный формат, и законопроект уже прошел первое чтение. К чему готовится работодателям, расскажем в статье.

Национальный проект «Цифровая экономика» набирает обороты и цифровизация затрагивает многие сферы нашей жизни. Трудовые отношения не исключение. Первые шаги были сделаны еще в 2013 году, когда в Трудовой кодекс была введена глава, регулирующая труд дистанционных работников и устанавливающая возможность подписания трудового договора электронной цифровой подписью.

Проект Федерального закона № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде) предлагает с 2020 года вести трудовые книжки в электронной форме. В связи с этим законодатели хотят скорректировать и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», поскольку именно Пенсионный фонд аккумулирует сведения о трудовом стаже работников.

Электронная трудовая книжка: что это?

С нового года работодателям придется переходить на электронные трудовые книжки. Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений и исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

Скажем сразу, сразу отменять бумажные трудовые книжки не будут. Законодатели предусмотрели переходный период.

В 2020 году работники смогут сделать выбор, в каком виде вести их трудовую книжку. Вместе с тем при трудоустройстве впервые с 2021 года все сведения о периодах работы изначально будут размещаться только в электронном виде без бумажного оформления.

Согласно ст. 66.1, которую планируется ввести в Трудовой кодекс, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника станут основной информацией. В них войдут сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора. Такие сведения работодатель обязан будет передавать в информационную систему ПФР.

Как посмотреть записи в электронной книжке?

Те работники, которые выберут для себя цифровой формат трудовой книжки, смогут ознакомиться со сведениями о своей трудовой деятельности онлайн. Законодатели предлагают несколько вариантов получения таких сведений.

Какие сведения будут вноситься в электронную книжку?

Согласно проекту Федерального закона № 748744-7 в ПФР работодатели будут передавать данные о:

• о месте работы лица (наименование работодателя и сведения о его переименованиях);
• о выполняемой им работе и периодах работы (должность, специальность, профессия, квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации), структурное подразделение);
• о датах приема, увольнения, перевода на другую работу (с указанием реквизитов приказов и иных документов, являющихся основанием для оформления кадровых мероприятий).
• об основания прекращения трудового договора.

Таким образом, в электронной трудовой книжке сохранится практически весь перечень сведений, которые сейчас вносятся в бумажную форму.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, сможет предоставить работодателю заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности, полученные у предыдущего работодателя на бумажном носителе или в МФЦ, ПФР, на сайте госуслуг.

Как сведения будут передаваться в ПФР?

Сведения можно будет передать в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда. Если численность работающих в учреждении за предшествующий отчетный период (месяц) составляет 25 и более лиц, сведения представляются на работников в форме электронного документа. В таком же порядке сведения о трудовой деятельности могут представляться работодателем, у которого менее 25 работников.

Фонд уже разработал форму, по которой работодатель будет передавать сведения о трудовой деятельности, – СЗВ-ТД. Соответственно, с нового года у работодателей увеличится количество отчетов, формируемых и передаваемых в ПФР.

Сведения будут подаваться обо всех принятых и уволенных работниках, а также о работниках, попавших под кадровые изменения (например, перевод). С 2020 года сведения нужно передавать ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Значит, первый отчет надо будет сдать до 15 февраля 2020 года. С 2021 года сведения о приеме и увольнении придется сообщать в течение рабочего дня, следующего после издания соответствующего приказа.

Работнику сведения будут выдаваться тоже по определенной форме – СЗИ-ТД. Она будет формироваться и представляться:

1) в период работы по заявлению работника в письменном виде или путем направления в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты последнего – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления, за исключением работников, в отношении которых ведется трудовая книжка;

2) при увольнении работника – в день прекращения трудового договора.

Отметим, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, сможет предоставлять работодателю заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности, полученные у работодателя по последнему месту работы на бумажном носителе, или в МФЦ, ПФР, на сайте госуслуг.

Как подготовится к переходу на электронные книжки?

Повторимся, что переход будет плавным и стартует в 2020 году. Чтобы все прошло гладко, необходимо следующее.

1. Уведомить работников об изменениях в законодательстве. Работнику уведомляются в письменной форме. Важно указать, что уже с 2020 года сведения о трудовой деятельности будут передаваться в ПФР в рамках новой персонифицированной отчетности. При этом сведения о трудовой деятельности будут храниться в электронном виде только с персонального согласия человека. То есть нужно будет прописать право выбора работника по заявлению на ведение трудовой книжки на бумажном носителе.

К сведению:

Следует сообщить работнику, что в случае непредставления заявления до 1 января 2021 года ведение трудовой книжки на бумажном носителе прекращается, она будет выдана ему на руки и сведения о его трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом виде.

Не советуем направлять такое уведомление в 2019 году: законодатели могут уточнить требования к содержанию.

2. Проанализировать имеющиеся локальные нормативные акты на предмет необходимости их изменения. Если это необходимо, лучше сделать это сейчас, поскольку, возможно, понадобится время на учет мнения первичного профсоюзного органа. Аналогично нужно поступить с коллективным договором.

* * *

Переход на электронные трудовые книжки начнется в 2020 году. Работодателю нужно будет передавать сведения о трудовой деятельности работников в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем. С 01.01.2021 в случаях приема на работу или увольнения работника сведения будут передаваться не позднее рабочего дня, следующего за этим днем.