Отдельные вопросы предоставления и оплаты отпусков

Надо ли продлевать отпуск в связи с тем, что 1 июля объявлен нерабочим днем? Как учитываются дни неоплачиваемого отпуска при расчете стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск? Надо ли заполнять график отпусков на работника, срок трудового договора с которым истек в середине января? Должен ли заполнять график отпусков работник, имеющий право на отпуск в удобное для него время? Как учитываются в целях налога на прибыль расходы на оплату дополнительных отпусков работникам?

Надо ли продлевать отпуск на 1 июля – День всенародного голосования?

Согласно Указу Президента РФ от 01.06.2020 № 354 1 июля 2020 года – дата проведения общероссийского голосования по вопросу одобрения изменений к Конституции РФ, предусмотренных ст. 1 Закона РФ о поправке к Конституции РФ от 14.03.2020 № 1‑ФКЗ «О совершенствовании регулирования отдельных вопросов организации и функционирования публичной власти».

По общему правилу нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

Однако 1 июля не исключается из нормы рабочего времени, следовательно, отпуск на этот день не продлевается. Соответствующие разъяснения приведены Рострудом в Информации от 15.06.2020.

Аналогичное правило распространяется на 24 июня 2020 года. Указом Президента РФ от 29.05.2020 № 345 «О проведении военных парадов и артиллерийского салюта в ознаменование 75‑й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 годов и Парада Победы 24 июня 1945 г.» этот день объявлен нерабочим днем с сохранением за работниками заработной платы.

В Письме от 17.06.2020 № 14‑1/В-733 Минтруд указал, что в связи с объявлением 24.06.2020 нерабочим днем производственный календарь не меняется. Таким образом, указанный день не исключается из нормы рабочего времени и отпуск на этот день не продлевается.

Как учитываются дни неоплачиваемого отпуска при расчете отпускного стажа?

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года (ч. 1 ст. 121 ТК РФ).

К сведению

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем. Основание для предоставления отпуска без сохранения заработной платы – письменное заявление работника.

В статье 128 ТК РФ перечислены случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы. Такой отпуск предоставляется на основании письменного заявления работников следующих категорий:

• участников Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году;
• работающих пенсионеров по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;
• родителей и жен (мужей) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, органов принудительного исполнения, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), – до 14 календарных дней в году;
• работающих инвалидов – до 60 календарных дней в году;
• работников в случае рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до пяти календарных дней.

Обязанность предоставить отпуск без сохранения заработной платы возникает и в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом (ст. 173, 174, 263, 286 ТК РФ), иными федеральными законами (например, ч. 3 ст. 43 Федерального закона от 12.06.2002 № 67‑ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», ч. 7 ст. 18 Федерального закона от 06.05.2011 № 100‑ФЗ «О добровольной пожарной охране» и др.) либо коллективным договором.

Государственная инспекция труда в г. Москве в Письме от 04.06.2020 № 77/10‑20669‑ОБ/18‑1299 рассмотрела следующую ситуацию. Организация в течение года предоставила работнику неоплачиваемые отпуска по семейным обстоятельствам на 20 и 10 дней на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ. Как учитываются эти дни при расчете стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск? Как указать период работы (рабочий год) в приказе по форме Т-6?

Специалисты ведомства уточнили: если сотрудник был в отпуске без содержания более 14 дней (в рассматриваемом случае – 30), то при расчете отработанного стажа не учитывают дни отпуска начиная с 15‑го (в рассматриваемом случае – 16).

Окончание рабочего года отодвигается на число дней отсутствия работника, исключенных из стажа работы для предоставления отпуска.

При этом при заполнении приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма Т-6, форма по ОКУД 0301005, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) в графе «За период работы» указывается условно не «с 1 июня 2019 года по 31 мая 2020 года», а «с 16 июня 2019 года по 15 июня 2020 года».

К сведению

Время простоя также включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

В случае если какие‑либо периоды времени в соответствии с ч. 2 ст. 121 ТК РФ не включаются в стаж работы для предоставления отпуска, окончание рабочего года отодвигается на число дней отсутствия работника, исключенных из стажа работы для назначения отпуска.

Надо ли заполнять график отпусков на работника, срок трудового договора с которым истек
в середине января?

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации. Иными словами, право на отпуск за второй и последующие годы возникает с начала рабочего года, за который этот отпуск предоставляется.

К сведению

Трудовой кодекс не предусматривает предоставления в натуре неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, то есть пропорционального отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск, независимо от времени, проработанного в рабочем году, предоставляется полным (установленной продолжительности).

В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков устанавливается графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. График отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя.

Минтруд в Письме от 27.03.2020 № 14‑2/В-321 обратил внимание, что процесс предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков регулирует работодатель, который составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждает работника о времени начала и окончания отпуска.

По мнению Минтруда, в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.

К сведению

При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель может произвести за неотработанные дни отпуска удержание из заработной платы работника для погашения его задолженности перед работодателем (ст. 137 ТК РФ).

Должен ли заполнять график отпусков работник, имеющий право на отпуск в удобное для него время?

При составлении графика отпусков работодатель обязан учитывать право отдельных категорий работников использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

В Письме Минтруда РФ от 27.02.2020 № 14‑2/ООГ-1439 уточняется: по заявлению работника, имеющего право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для него время, такой отпуск должен быть предоставлен ему в указанный им период. Конкретная дата предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска определяется по желанию работника.

В связи с этим возникает вопрос: обязан ли работодатель предоставить отпуск по заявлению такого работника, если в графике отпусков указаны другие даты отпуска и при этом одновременно с ним уходит в отпуск другой работник согласно графику отпусков? Минтруд отметил, что трудовое законодательство не содержит запрета на внесение изменений в график отпусков в течение текущего календарного года.

Вместе с тем следует учитывать, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Предусмотренное указанной статьей право работника на оплату отпуска не позднее чем за три дня до его начала относится к числу условий, установленных законодательством. Это условие не может быть ухудшено ни по соглашению сторон, ни на основании коллективного договора.

По мнению Минтруда, в целях соблюдения трудового законодательства, а также обеспечения права работника на выплату заработной платы своевременно и в полном размере работодатель вправе установить разумный срок для подачи заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск работниками, имеющими право использовать такой отпуск в удобное для них время.

Похожие выводы содержатся в письмах Минтруда РФ от 31.10.2019 № 14‑2/ООГ-8456 (о предоставлении ежегодного отпуска в удобное для работника время и ответственности за нарушение срока его оплаты), от 20.11.2018 № 14‑2/ООГ-9166 (о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 12 лет), от 20.11.2018 № 14‑2/ООГ-9211 (о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 12 лет, в том числе за первый год работы).

Как учитываются в целях налога на прибыль расходы на оплату дополнительных отпусков работников?

При определении налоговой базы по налогу на прибыль согласно ст. 255 НК РФ в расходы организации на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

К сведению

По общему правилу, установленному п. 1 ст. 252 НК РФ, в целях применения гл. 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, пре­дусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В расходах для целей налогообложения прибыли организаций не могут учитываться затраты на оплату дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) работникам, в том числе женщинам, воспитывающим детей, отпусков (п. 24 ст. 270 НК РФ).

Итак, если дополнительные отпуска предоставляются в соответствии с требованиями законодательства, то расходы, связанные с ними, учитываются для целей налогообложения прибыли организаций в составе расходов на оплату труда при соответствии указанных расходов положениям ст. 252 НК РФ. В противном случае такие затраты не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций (Письмо Минфина РФ от 25.05.2020 № 03‑03‑06/2/43277).