Обеспечение имуществом по нормам

При планировании деятельности на 2020 год бюджетным и автономным учреждениям нужно руководствоваться новыми требованиями к составлению и утверждению плана финансово-хозяйственной деятельности (далее также – план ФХД). Но некоторые показатели, применяемые при составлении данного документа, можно использовать более эффективно.

 

Требования к плану.

 

Основным финансовым документом бюджетного и автономного учреждений является план финансово-хозяйственной деятельности. Минфин Приказом от 31.08.2018 № 186н утвердил Требования к составлению и утверждению плана ФХД государственного (муниципального) учреждения (далее – Требования № 186н)^[1], которые применяются при планировании на 2020 год (на 2020 год и плановый период 2021 и 2022 годов). Этим же приказом Минфин признал утратившим силу с 1 января 2020 года Приказ от 28.07.2010 № 81н (далее – Приказ № 81н), которым утверждены действующие в этом году требования к плану ФХД.

Согласно п. 6 Требований № 186н, как и прежде, план ФХД составляется по кассовому методу. То есть в данном документе планируются денежные поступления и выбытия средств со счетов учреждения по определенным направлениям. При этом выбытия денежных средств со счетов учреждения рассматриваются как расходы, которые рассчитываются определенным образом.

Так, расчеты (обоснования) расходов на приобретение основных средств и материальных запасов в последние годы, включая текущий (2019) год, планировались с учетом норм обеспеченности, выраженных в натуральных показателях, установленных правовыми актами (п. 11 Приказа № 81н). Но теперь в п. 40 Требований № 186н уточнено, что нормы обеспеченности для расчета расходов на приобретение объектов движимого имущества (в том числе оборудования, транспортных средств, мебели, инвентаря, бытовых приборов) учитываются только при их наличии. А расходы на приобретение материальных запасов в соответствии с п. 41 Требований № 186 планируются с учетом их потребности и наличия остатков в запасе, нормы обеспеченности уже не упоминаются.

К сожалению, из текста Требований № 186н трудно понять, какие нормы обеспеченности должны быть в наличии. Отметим, что нормы обеспеченности имуществом могут выражаться как в натуральных, так и в стоимостных показателях.

Например, Приказом Госкомспорта РФ от 26.05.2003 № 345 утверждены номенклатура и необходимое количество спортивного инвентаря и оборудования по каждому виду спорта, которые должны быть в спортивных сооружениях массового пользования. Вероятно, в Приказе № 81н именно такого рода нормы обеспеченности, выраженные в натуральных показателях, предполагалось использовать при планировании деятельности учреждений.

Но нормы обеспеченности могут выражаться и в денежном виде. Так, Распоряжением Минобрнауки РФ от 18.05.2016 № Р-204 утверждена Методика определения нормативов обеспеченности объектами недвижимого имущества и ОЦДИ при расчете базовых нормативов затрат на оказание госуслуг по реализации образовательных программ высшего образования. Согласно п. 8 данной методики минимальный размер норматива обеспеченности объектами ОЦДИ в стоимостном выражении в расчете на единицу показателя объема государственной услуги по реализации образовательных программ высшего образования – программ бакалавриата, специалитета, магистратуры должен составлять:

• 15 тыс. руб. в части оборудования и других объектов, непосредственно используемых в процессе оказания государственной услуги;
• 5 тыс. руб. в части оборудования и других объектов, необходимых для общехозяйственных нужд.

Использовать стоимостные показатели при составлении плана ФХД гораздо удобнее. Особенно если это касается госуслуг, предоставляемых в течение планируемого года.

В Требованиях № 186н не уточнено, каким документом должно подтверждаться наличие норм обеспеченности: локальным актом учреждения, нормативными документами учредителя или иными федеральными нормативными актами. Очевидно, что это упущение должно быть урегулировано учредителем при утверждении для подведомственных учреждений более конкретного порядка составления плана ФХД. Можно предположить, что учредитель может самостоятельно разработать и довести до учреждений нормы обеспеченности движимым имуществом и порядок их применения в деятельности учреждения.

 

3

В пункте 40 Требований № 186н также указано, что расчет расходов на приобретение движимого имущества должен осуществляться с учетом:

• среднего срока эксплуатации указанного имущества;
• потребности учреждения в этом имуществе.

 

В Приказе № 81н подобных условий для планирования расходов по кассовому методу не содержалось. Прямой связи между выбытиями денежных средств со счетов учреждений, сроками эксплуатации имущества и потребностями учреждения нет. Поэтому пока не ясно, как Минфин предполагает учитывать при составлении плана ФХД данные условия.

Тем не менее учесть положения Требований № 186н при планировании деятельности учреждений возможно.

 

Срок полезного использования и потребность.

 

Для планирования финансово-хозяйственной деятельности учреждения в целом (а не только составления плана поступлений и выбытий по кассовому методу) необходимо установление определенных критериев. Соответствие или несоответствие деятельности учреждения таким критериям будет основой для проведения анализа и выявления узких мест.

Поскольку деятельность любого государственного учреждения невозможна без машин, оборудования и другого движимого имущества, составляющего основные средства, установление соответствующего критерия в отношении основных средств является наиболее актуальным.

В настоящее время в целях бухгалтерского учета используется такой показатель, как срок полезного использования (СПИ), определение которого содержится в п. 44 Инструкции № 157н^[2]. Порядок определения СПИ установлен в п. 35 ФСБУ «Основные средства»^[3].

Отметим, что СПИ, как правило, для объектов основных средств устанавливается единовременно при их постановке на бухгалтерский учет. И далее СПИ используется только в целях бухгалтерского учета.

Но наличие СПИ не позволяет контролировать степень использования объектов основных средств в различных подразделениях учреждения. В одних подразделениях они могут эксплуатироваться более интенсивно, в других – менее. В результате более интенсивной эксплуатации объекты ОС могут чаще требовать ремонта, выходить из эксплуатации. Кроме того, в результате внедрения информационно-цифровых технологий для исполнения требований нормативных документов отдельным подразделениям необходимо более частое обновление оборудования. При этом заменяемое оборудование обычно является пригодным к дальнейшей эксплуатации в рамках установленного для него СПИ.

В результате хозяйственной деятельности в учреждении могут накапливаться объекты основных средств, обладающие полезным потенциалом и экономическими выгодами, но в силу ряда причин не используемые некоторыми подразделениями. При этом другие подразделения учреждения имеют потребность в таких объектах ОС, но не имеют информации об их высвобождении. В отсутствие обозначенной информации подразделения требуют закупки нового оборудования, что приводит как к необоснованному расходу денежных средств, так и к неэффективному использованию имеющегося парка оборудования. Допустим, подразделение приобретает принтеры и офисную мебель. В учреждении на складе есть принтер и офисные стулья, но данная информация не распространяется среди подразделений учреждения. Если бы такая информация была, то подразделение, подав заявку на принтеры и мебель, могло бы их получить со склада, не затратив денежных средств.

Службы, осуществляющие закупку, и бухгалтерия в силу специ­фики своих функций не могут контролировать потребности в приобретении нового имущества, а также степень его эксплуатации. Тем не менее отсутствие соответствующего контроля приводит к принятию руководителем учреждения неверных управленческих решений. Для усиления контроля за использованием имущества учредителю или самому учреждению целесообразно разработать и утвердить локальным нормативным актом нормы обеспеченности имуществом (НОИ) для каждого подразделения учреждения.

НОИ могут разрабатываться сроком на определенный период: год, три года и т. д. При этом они могут корректироваться с учетом изменения целей и задач, поставленных отдельным подразделениям учреждения, как в большую, так и в меньшую сторону. Устанавливаться НОИ могут исходя из сложившейся практики эксплуатации того или иного имущества. Например, очевидно, что в бухгалтерии принтеры используются более интенсивно, чем в каком‑то вспомогательном хозяйственном подразделении. Следовательно, нормы обеспеченности в принтерах для бухгалтерии могут быть меньше, чем для такого вспомогательного подразделения.

Нормы обеспеченности на предстоящий год целесообразно утверждать в ноябре-декабре отчетного года.

Результаты анализа наличия эксплуатируемого в учреждении имущества будут основой для разработки плановых документов на предстоящий год (бюджетной сметы, плана ФХД, плана-графика закупок).

 

Нормы потребности и планирование.

 

При разработке плановых документов на предстоящий год вся необходимая информация о наличии имущества, потребности в закупке нового оборудования, а также о возможном высвобождении имущества в некоторых подразделениях должна поступать в планово-финансовую службу. Как правило, сбор данной информации осуществляется в августе-октябре, то есть перед формированием проектов бюджетных смет, плана ФХД, планирования закупок и т. п. 

 

7

Бюджетное учреждение спорта в 2017 году приобрело для бухгалтерии принтер. Согласно данным производителя срок полезного использования принтера – 5 лет. Так как в бухгалтерии оргтехника используется интенсивно, утвержденная норма обеспеченности данным оборудованием в этом подразделении – 3 года.

 

Исходя из условий принтер, приобретенный для нужд бухгалтерии в 2017 году, подлежит замене в 2020 году. Необходимость приобретения нового принтера для бухгалтерии работниками планово-финансовой службы учтена при составлении плана ФХД на 2020 год.

Установление таких норм позволяет заблаговременно планировать приобретение принтеров. При этом не требуется сбор заявок из подразделений, поскольку анализ норм потребности автоматически покажет, сколько в данном году нужно закупить принтеров. Это сократит документооборот, высвободит время у работников подразделений, но нагрузит работников финансово-экономических подразделений (плановых отделов).

 

На основе полученной из подразделений информации работники планово-финансовой службы проводят анализ по следующим направлениям:

• имущество, находящееся в наличии и подлежащее перераспределению между подразделениями;
• имущество, которое должно быть приобретено согласно целям и задачам учреждения в предстоящем году;
• имущество, которое может быть списано.

Основным критерием для проведения такого анализа являются НОИ, разработанные и утвержденные для каждого подразделения. Кроме того, полученная обобщенная информация будет основой для утверждения норм обеспеченности для закупки ранее неиспользовавшегося в учреждении имущества или корректировки таких норм.

Результаты анализа затем становятся основой для принятия руководителем учреждения управленческих решений в течение года. А в ноябре-декабре отчетного года подготовленная финансовой службой информация ложится в базу для разработки и утверждения плана-графика закупок.

Таким образом, вся необходимая для планирования деятельности учреждения информация аккумулируется у работников финансовой службы, которые затем согласовывают с контрактной службой объемы закупок, сроки и т. п. Как следствие, решения о закупках принимаются более обоснованно, а имеющееся имущество используется более эффективно.

 

Планирование деятельности на предстоящий год

с использованием норм потребности.

 

Структурные подразделения (филиалы)
Сведения о поступлении имущества (на 1 сентября отчетного года)	Сведения о высвобождаемом имуществе (на 1 сентября отчетного года)
ФЭУ
Анализ наличия, поступления и эксплуатации имущества по учреждению в целом
Разработка (корректировка) НОИ по подразделениям (филиалам) на предстоящий год
Согласование проекта плана-графика закупок
Разработка и утверждение плана ФХД
Согласование плана-графика закупок

 

Контроль за использованием имущества.

 

В течение года финансовая служба осуществляет контроль эксплуатации имущества, используя показатели норм обеспеченности. Такой контроль можно вести следующим образом.

По итогам прошедшего года структурные подразделения представляют в финансовую службу отчеты об эксплуатируемом имуществе и о необходимости проведения плановых ремонтов. Финансисты сравнивают данные отчетов с нормами обеспеченности:

• по видам имущества (мебель, оборудование, инвентарь и т. п.);
• по срокам поступления в подразделение и нормам обеспеченности;
• по причинам и основаниям для проведения ремонтов;
• по выявлению имущества, которое будет списано в течение года; и т. д.

Затем работники финансовой службы могут предложить подразделениям, в которых на отчетную дату возникло неиспользуемое имущество, передать его в подразделение, которое в нем нуждается. Такая передача осуществляется по правилам внутреннего перемещения и отражается в бухгалтерском учете.

По имуществу, которое подлежит списанию, готовятся списки, сроки их списания. Данная информация ляжет в базу для решений комиссии по поступлению и выбытию активов. Поступление обобщенной информации по списываемому имуществу упорядочит работу этой комиссии, позволит более обоснованно принимать решения.

Эти и другие сведения, полученные из подразделений, могут также стать основанием:

• для корректировки норм обеспеченности подразделений отдельными видами имущества;
• для выработки норм обеспеченности имуществом, которое ранее никогда в учреждении не эксплуатировалось.

Осуществление финансовой службой контроля за использованием имущества на основе НОИ повышает качество управленческих решений, позволяет более эффективно использовать имущество, а также экономит денежные ресурсы. Кроме того, контроль за имуществом со стороны финансовой службы потребует от подразделений более бережного отношения к имуществу учреждения в течение года.

 

Порядок принятия управленческих решений.

 

В настоящее время требованиями нормативных документов не предусмотрены полномочия планово-финансовых служб при принятии управленческих решений. Причиной тому послужили нормирование деятельности учреждений в части закупочной деятельности и включение элементов планирования в систему сбора финансовой информации, осуществляемой на счетах бухгалтерского учета. Поэтому в большинстве случаев утвержденные органами исполнительной власти нормы обеспеченности имуществом не дают ожидаемого эффекта.

Введение норм обеспеченности позволяет включить финансовые службы в алгоритм принятия управленческих решений. При этом финансисты становятся своеобразным фильтром информации, поступающей от подразделений учреждения. Подразделения, формируя заявки на закупку имущества, исходят из своих интересов. А «фильтр» позволяет видеть ситуацию с имуществом в целом по учреждению и учитывать его интересы. При этом некоторые вопросы относительно обеспеченности подразделений имуществом могут быть решены на уровне финансовой службы в результате перераспределения высвобождаемого имущества.

Таким образом, к руководителю учреждения поступает только та информация, которая требует принятия его принципиального решения.

 

Алгоритм принятия решений по планированию деятельности.

 

Подразделения
ФЭУ				Руководитель
		Согласование		Принятие решений
Контрактная служба, бухгалтерия

Поскольку финансисты, как правило, имеют высшее экономическое образование и обладают необходимыми профессиональными навыками, это позволяет им принимать обоснованные решения в меру предоставленных им полномочий по контролю и использованию имущества учреждения.

 

Заключение.

 

Контроль за эксплуатацией имущества с применением НОИ и с учетом СПИ позволит сэкономить не только денежные средства, но и время при планировании деятельности учреждения. На основе результатов, полученных после анализа использования имущества, планируемые денежные средства можно будет направить для решения особо актуальных задач.