О применении электронных документов бухучета

Дата начала применения форм

Условия применения форм

С 1 января 2022 года

При ведении бюджетного учета территориальными органами, федеральным казенным учреждением «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее – уполномоченные организации) при осуществлении ими централизуемых полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений, переданных в соответствии с Постановлением Правительства РФ

от 15.02.2020 № 153 «О передаче Федеральному казначейству полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им казенных учреждений». Перечень федеральных органов исполнительной власти, централизуемые полномочия которых осуществляются уполномоченными организациями, приведен в приложении 1 к Рекомендациям

До 1 января 2023 года

1. При ведении бюджетного учета финансовыми органами субъектов РФ (муниципальных образований) и (или) их территориальными органами, подведомственными им казенными учреждениями, а также при ведении бухгалтерского учета централизованными бухгалтериями при осуществлении ими централизуемых полномочий в случаях, предусмотренных единой учетной политикой при централизации учета.

Обязательный переход на электронный документооборот при осуществлении централизуемых полномочий и применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов как уполномоченными организациями, так и субъектами централизованного учета до 1 января 2023 года могут быть предусмотрены положениями единой учетной политики при централизации учета.

Правила документооборота должны основываться на применении унифицированных форм документов, необходимых для осуществления централизуемых полномочий, и единых регламентов их составления, представления и обработки, обеспечивающих однократность ввода информации при формировании документов и исключение дублирования процедур сбора информации, а также на обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

2. Организациями бюджетной сферы, самостоятельно осуществляющими полномочия по ведению бухгалтерского учета (далее – субъекты учета) в соответствии с положениями принятой ими учетной политики.

На основании п. 25 СГС «Концептуальные основы»* первичные (сводные) учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, при этом документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты.

Для организаций бюджетной сферы унифицированные формы первичных учетных документов и методические указания по их применению утверждены Приказом № 52н** и Приказом № 61н.

В силу п. 9 СГС «Учетная политика»*** актами субъекта учета, устанавливающими в целях организации и ведения бухгалтерского учета учетную политику субъекта учета, утверждаются формы первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета, по которым законодательством РФ не предусмотрены обязательные для их составления формы документов. Утвержденные субъектом учета формы документов бухгалтерского учета должны содержать обязательные реквизиты

и соответствовать требованиям, установленным СГС «Концептуальные основы», иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета (в том числе приказами № 52н, 61н).

На основании вышесказанного положениями учетной политики субъектов учета может быть предусмотрен переход на применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов до 1 января 2023 года по готовности используемых субъектами учета информационных систем (ресурсов), обеспечивающих переход на электронный документооборот;

3. Субъектами учета (уполномоченными организациями) при ведении бухгалтерского учета в части положений Приказа № 61н об обязательном составе реквизитов при формировании первичных учетных документов, а также первичных учетных документов, составляемых на бумажных носителях (документов, содержащих собственноручные подписи).

Положениями законодательства РФ предусмотрено формирование на бумажном носителе первичных документов, для которых установлены унифицированные формы электронных документов, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документов, регистров исключительно на бумажном носителе, а также при отсутствии у субъекта учета организационно-технической возможности формировать и хранить электронные документы, электронные регистры.

При этом унифицированные формы электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета могут применяться для составления первичных учетных документов на бумажном носителе с одновременным представлением лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, электронного образа (скан-копии) такого документа.

В данном случае в учетной политике субъекта учета необходимо установить порядок составления этих документов с указанием в графике документооборота условий (порядка и сроков) их применения и формирования

С 1 января 2023 года

Применяются всеми организациями бюджетной сферы с заверением электронными подписями.

При этом к организациям бюджетной сферы относятся:

– получатели бюджетных средств, осуществляющие ведение бюджетного учета;

– органы государственной власти (государственные органы), органы местного самоуправления, органы местной администрации;

– органы управления государственными внебюджетными фондами РФ и территориальными государственными внебюджетными фондами;

– казенные учреждения, находящиеся в ведении главных распорядителей (распорядителей) бюджетных средств;

– иные хозяйствующие субъекты, осуществляющие полномочия получателей бюджетных средств (далее – иные получатели бюджетных средств);

– государственные (муниципальные) бюджетные (автономные) учреждения.

Следовательно, организации бюджетной сферы субъектов РФ, муниципальных образований, а также федеральные органы исполнительной

власти, их территориальные органы и подведомственные им казенные учреждения, не передавшие полномочия по ведению бухгалтерского учета, а также иные хозяйствующие субъекты, осуществляющие полномочия получателей бюджетных средств, обязаны обеспечить переход на применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов с 1 января 2023 года.

При установлении правил документооборота субъекты учета должны руководствоваться положениями Приказа № 52н, предусматривающими приоритетность составления первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, унифицированные формы которых утверждены данным приказом, в электронном виде.

Составление субъектами учета на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в случаях, предусмотренных законами (в части обеспечения соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну), или при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

Положениями Приказа № 61н предусмотрено создание субъектами учета условий перехода с 2023 года на электронный документооборот, в связи с чем разработка альбома унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета предполагает включение в Приказ № 61н унифицированных форм документов, утвержденных Приказом № 52н

Разряды идентификатора контрагента

Порядок формирования

1‑й разряд

Проставляется тип контрагента в зависимости от его правового статуса:

– 1 – физическое лицо;

– 2 – юридическое лицо – резидент РФ;

– 3 – юридическое лицо – нерезидент РФ;

– 4 – физическое лицо, индивидуальный предприниматель, перешедшие на специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (далее – самозанятый)

2, 3‑й разряды

При формировании идентификатора контрагента физического лица (тип контрагента – 1) допускается применение следующих кодов типа документов:

– 01 – паспорт гражданина РФ;

– 02 – свидетельство о рождении;

– 03 – паспорт моряка (удостоверение личности моряка);

– 04 – удостоверение личности военнослужащего;

– 05 – военный билет военнослужащего;

– 06 – временное удостоверение личности гражданина РФ;

– 07 – справка об освобождении из мест лишения свободы;

– 08 – паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;

– 09 – вид на жительство;

– 10 – разрешение на временное проживание (для лиц без гражданства);

– 11 – удостоверение беженца;

– 12 – миграционная карта;

– 13 – паспорт гражданина СССР;

– 14 – страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе персонифицированного учета ПФР;

– 22 – водительское удостоверение;

– 24 – свидетельство о регистрации транспортного средства в органах МВД;

– 25 – охотничий билет;

– 26 – разрешение на хранение и ношение охотничьего оружия;

– 28 – паспорт гражданина РФ, являющийся основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ за пределами территории РФ, в том числе содержащий электронный носитель информации;

– 29 – свидетельство о предоставлении временного убежища на территории РФ;

– 30 – свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории РФ.

При формировании идентификатора контрагента юридического лица или индивидуального предпринимателя, самозанятого указывается значение 00

4‑22‑й разряды

В этих разрядах в зависимости от типа контрагента отражаются следующие значения:

а) при формировании идентификатора контрагента для юридических лиц – резидентов РФ в 4–13‑м разрядах указывается ИНН, в 14–22‑м разрядах – КПП;

б) при формировании идентификатора контрагента для юридических лиц – нерезидентов РФ в 4–13‑м разрядах указывается ИНН, в 14–22‑м разрядах – КПП. В случае наличия у юридических лиц – нерезидентов РФ кода иностранной организации (далее – КИО) в 4–8‑м разрядах указывается значение «00000» (нули), в 9–13‑м разрядах – КИО, в 14–22‑м разрядах – КПП;

в) при формировании идентификатора контрагента для индивидуальных предпринимателей в 4–10‑м разрядах указывается значение «0000000» (нули), в 11–22‑м разрядах – ИНН;

г) при формировании идентификатора контрагента для физических лиц в 4–22‑м разрядах проставляются серия и номер документа, код которого приведен в 2‑м и 3‑м разрядах идентификатора контрагента. Серия и номер документа отражаются в одну строку, без разделителей, знаки «N» и «-» не указываются, буквы (при их наличии) должны быть прописными. Если номер документа содержит менее 19 знаков, он дополняется слева нулями до 19 знаков