Новые правила заполнения формы П-4

Порядок расчета средней численности (показатель которой используется в том числе для целей налогообложения) определяет Росстат. С 2022 года этот расчет будет осуществляться по правилам, установленным Приказом Росстата от 24.11.2021 № 832[1] (далее – Указания). Данным документом регламентирован порядок заполнения нескольких статистических форм. В их числе форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников».

В данном материале мы поясним основные моменты заполнения обозначенной формы.

Порядок представления формы П-4

Периодичность представления формы. Пунктом 74.1 Указаний предусмотрено, что сведения о численности и заработной плате работников по форме П-4 некоммерческие организации представляют наравне с коммерческими организациями.

Автономные учреждения, у которых средняя численность работников в течение двух предыдущих лет не превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, и годовой оборот которых в течение двух предыдущих лет не превышает 800 млн руб., форму П-4 должны представлять ежеквартально – не позднее 15-го числа месяца, следующего после отчетного квартала.

Для НКО некоторых организационно-правовых форм (в частности, благотворительных и общественных учреждений) сделано исключение: они обязаны подать подобные сведения один раз в год – не позднее 15 января.

Обратите внимание

Данные в форме П-4 приводятся в целом по организации (по строке 01) и по фактическим видам экономической деятельности (по свободным строкам начиная с 02).

Учреждения, представляющие форму ежемесячно, заполняют данные по всем графам – ежемесячно за отчетный месяц; учреждения, представляющие форму ежеквартально, заполняют данные по всем графам – за период с начала года.

Данные в форме П-4 не могут иметь отрицательного значения (п. 74.6 Указаний).

Обособленные подразделения. При наличии у учреждения обособленных подразделений форма П-4 заполняется по каждому обособленному подразделению и по юридическому лицу без них – аналогично периодичности представления сведений по учреждению: за отчетный месяц или ежеквартально, за период с начала года (п. 74.2 Указаний).

Ликвидация или реорганизация учреждения. При ликвидации учреждения сведения представляются за период его деятельности до завершения его ликвидации – внесения об этом записи в ЕГРЮЛ (п. 9 ст. 63 ГК РФ, п. 74.4 Указаний).

Корректировка данных. При необходимости уточнения данных за январь – декабрь отчетного года, представленных учреждением ранее в территориальный орган Росстата, следует не позднее 15 января следующего за отчетным года направить в установленном порядке (отдельными отчетами с сопроводительным письмом) соответствующие изменения для формирования окончательных итогов по численности и заработной плате работников.

Об изменениях за предыдущие месяцы в результате уточнения месячных данных учреждению также необходимо сообщить официально (направить отдельный отчет с сопроводительным письмом) в адрес территориального органа не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 74.7 Указаний).

Сведения о численности работников

Средняя численность работников учреждения включает (п. 76 Указаний):

– среднесписочную численность работников;

– среднюю численность внешних совместителей;

– среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Среднесписочная численность работников

Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца (с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля – по 28-е или 29-е число)), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день (п. 76 Указаний).

Обратите внимание

Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая, в свою очередь, должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении действия трудового договора (контракта). Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

Среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату, например на последнее число отчетного периода. Показатель может быть заполнен с одним десятичным знаком (п. 77 Указаний).

* Согласно ст. 254 ТК РФ беременным женщинам в соответствии с медицинским заключением и по их заявлению снижаются нормы выработки, нормы обслуживания либо эти женщины переводятся на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе. До предоставления беременной женщине другой работы она подлежит освобождению от работы с сохранением среднего заработка за все пропущенные вследствие этого рабочие дни за счет средств работодателя.

Согласно п. 79.1 Указаний некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность. К таким работникам относятся женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком, а также работники, обучающиеся в образовательных организациях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы.

Лица, работавшие неполное рабочее время, учитываются пропорционально отработанному времени (п. 79.3 Указаний).

Среднесписочная численность работников за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на 3 (п. 79.6 Указаний).

Аналогичным образом рассчитывается среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно и за год.

Если учреждение работало неполный отчетный период, то среднесписочная численность работников определяется пропорционально отработанному времени (п. 79.9, 79.10 Указаний). Например, если учреждение работало неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы учреждения и деления полученной суммы на 12.

Средняя численность внешних совместителей

Средняя численность внешних совместителей исчисляется в соответствии с порядком определения средней численности лиц, работавших неполное рабочее время. Поскольку сведения о средней численности внешних совместителей по видам экономической деятельности могут составлять незначительную величину, данные приводятся с одним десятичным знаком.

Средняя численность внешних совместителей за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев отчетного периода (п. 80 Указаний).

Средняя численность сотрудников, выполнявших работу по договорам ГПХ

Средняя численность работников (включая иностранных граждан и лиц без гражданства), выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), предметом которых являются выполнение работ и оказание услуг, за месяц исчисляется по методологии определения среднесписочной численности.

Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия этого договора независимо от срока выплаты вознаграждения. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день (п. 81 Указаний).

Обратите внимание

Применительно к форме договора гражданско-правового характера, в тексте которого указан конкретный период выполнения работ (оказания услуг) и дата заключения договора не совпадает с датой начала работ (оказания услуг), периодом действия считается период выполнения задач (например, проведение соревнований, тренировок), являющихся предметом договора (п. 81 Указаний). То есть именно в течение периода выполнения задач работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы.

Средняя численность указанных работников за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев отчетного периода.

Если работник, состоящий в списочном составе, заключил договор гражданско-правового характера с этой же организацией, он не включается в среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера (п. 78, 81 Указаний).

Обратите внимание

В среднюю численность работников, выполнявших работу по договорам ГПХ, не включаются (п. 81 Указаний):

– физические лица, применяющие специальный режим в виде уплаты НПД (самозанятые);

– ИП, заключившие с организацией договор ГПХ и получившие вознаграждение за выполненные работы и оказанные услуги;

– лица несписочного состава, не имеющие с организацией договоров ГПХ;

– лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав;

– внешние совместители, заключившие с учреждением договор ГПХ.

Сведения об отработанных человеко-часах

В количество отработанных человеко-часов включаются фактически отработанные работниками часы с учетом сверхурочных и отработанных в праздничные (нерабочие) и выходные (по графику) дни – как по основной работе, так и по совмещаемой в этой же организации, включая часы работы в служебных командировках (п. 82 Указаний).

В отработанные человеко-часы не включаются, в частности:

– время нахождения работников в ежегодных, дополнительных, учебных отпусках, отпусках по инициативе работодателя;

– время повышения квалификации работников с отрывом от работы;

– время болезни;

– время простоя.

Таким образом, в количество отработанных человеко-часов включаются фактически отработанные работниками часы и не включаются случаи отсутствия работников на работе независимо от того, сохранялась за ними заработная плата или нет.

К сведению

Росстат в Письме от 08.07.2020 № 07-07-2/3061-ТО пояснил, что объявленные в соответствии с указами Президента РФ нерабочие дни (в связи с коронавирусом) в случаях, когда сотрудники не работали, не нужно включать в количество отработанных человеко-часов.

Между тем количество человеко-часов, отработанных сотрудниками с удаленным режимом работы, учитывается в соответствии со ст. 91 ТК РФ, то есть в общем порядке.

Сведения о фонде заработной платы

При заполнении в форме П-4 сведений о фонде заработной платы учитываются следующие начисления (п. 83.1 Указаний):

– суммы оплаты труда в денежной и неденежной формах за отработанное и неотработанное время;

– компенсационные выплаты, связанные с условиями труда и режимом работы;

– доплаты и надбавки, премии, единовременные поощрительные выплаты (в том числе материальная помощь к отпуску, предусмотренная трудовым или коллективным договором, – п. 84.3 Указаний).

Кроме того, в состав фонда заработной платы включаются суммы, уплаченные в порядке возмещения расходов работников по оплате жилого помещения и коммунальных услуг, если указанные начисления имеют систематический характер и их производит организация (п. 84 Указаний).

Ключевые моменты при формировании сведений о зарплате

Начисленные работникам денежные суммы оплаты труда за отчетный период (с учетом НДФЛ и других удержаний в соответствии с законодательством РФ) показываются в форме П-4 независимо от источников и от срока их фактической выплаты. Начисленные работникам суммы за весь период отпуска включаются в фонд заработной платы отчетного месяца (п. 83.2 Указаний).

К сведению

Росстат в Письме от 08.07.2020 № 07-07-2/3061-ТО пояснил: в фонде заработной платы работников (в форме П-4), в частности, учитываются доплаты и надбавки к тарифным ставкам (должностным окладам) за сложность, напряженность, специальный режим работы, а также повышенная оплата труда на работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда.

Под платой за отработанное время понимаются как заработная плата, начисленная работникам, так и все виды доплат и надбавок, а также премий и вознаграждений, имеющих систематический характер, независимо от источников их выплаты (п. 84.1 Указаний).

В свою очередь, плата за неотработанное время предполагает, в частности, оплату ежегодных основных и дополнительных, а также учебных отпусков, оплату работникам дней медицинского обследования, прохождения диспансеризации, сдачи крови, доплаты до среднего заработка, начисленные сверх сумм пособий по временной нетрудоспособности (п. 84.2 Указаний).

Отметим: оплата труда лиц, работающих в организации на условиях внешнего совместительства, а также вознаграждение лиц, не состоящих в списочном составе работников организации, за выполнение работ по договорам ГПХ (при условии, что контрагентом по договору не является самозанятое лицо или ИП) учитываются отдельно – соответственно в графах 9 и 10 формы П-4 (п. 85, 86 Указаний).

Обратите внимание

В графе 10 показываются также начисленные с задержкой суммы заработной платы, суммы за неиспользованный отпуск и другие выплаты, включая премии по итогам работы за год, уволенным ранее работникам по тому виду деятельности, где работал уволенный работник (п. 86 Указаний).

Средняя заработная плата

Средняя заработная плата работников отражает фактически начисленную работникам оплату труда до вычета налогов и других удержаний и в целом по организации является расчетным показателем, исчисляемым в среднем на одного работника или на единицу отработанного им времени (п. 87 Указаний).

На уровне учреждения средняя заработная плата может исчисляться отдельно по каждой категории работников: среднесписочной численности работников; средней численности внешних совместителей; средней численности работников, выполнявших работы по договорам ГПХ.

Средняя заработная плата рассчитывается путем деления фонда начисленной заработной платы соответствующей категории работников на среднюю численность той же категории работников (среднемесячная заработная плата) или на количество отработанных ими человеко-часов (среднечасовая заработная плата) за определенные периоды времени (период с начала года, год).

При определении среднемесячной заработной платы на одного работника с начала года, за год необходимо полученное число разделить на количество месяцев в периоде.

Выплаты социального характера

В выплаты социального характера включаются суммы средств, связанные с предоставленными работникам социальными льготами, в частности на лечение, отдых, проезд, трудоустройство. Пособия из государственных внебюджетных фондов в них не включаются.

К выплатам социального характера относятся в том числе (п. 88 Указаний):

– выходное пособие при расторжении трудового договора;

– суммы, начисленные при увольнении работникам на период трудоустройства в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников;

– единовременные выплаты при выходе на пенсию увольняемым работникам;

– страховые премии (страховые взносы), уплаченные организацией по договорам личного, имущественного и иного добровольного страхования в пользу работников (кроме обязательного государственного страхования работников);

– оплата путевок (компенсации) работникам и членам их семей на курортно-санаторное лечение, отдых, экскурсии, путешествия;

– материальная помощь, предоставленная отдельным работникам по семейным обстоятельствам, на медикаменты, рождение ребенка, погребение и т.п.;

–единовременные и ежемесячные выплаты при первом трудоустройстве специалистам государственных и муниципальных учреждений (организаций), предусмотренные законодательством субъекта РФ.

Заметим: к выплатам социального характера не относятся, например, страховые взносы, уплачиваемые в соответствии с гл. 34 НК РФ, стоимость бесплатно выданной форменной одежды, расходы на командировки, полевое довольствие в пределах и сверх норм, установленных законодательством РФ, компенсация работнику материальных затрат за использование личного транспорта и другого имущества в служебных целях (п. 89 Указаний).

[1] «Об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», № П-5(м) «Основные сведения о деятельности организации»».