Согласие работника на переход на электронный документооборот должно быть письменным

В случае принятия решения о переходе на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный ЛНА, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО и о праве работника дать согласие на указанное взаимодействие (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ).

Работодатель обязан проинформировать об осуществлении ЭКДО также лицо, принимаемое на работу. При этом лицо, имеющее по состоянию на 31.12.2021 трудовой стаж, при приеме на работу к работодателю, который осуществляет ЭКДО либо принял решение о введении ЭКДО, вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО. Такое согласие не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31.12.2021 и у которых по состоянию на 31.12.2021 отсутствует трудовой стаж (ст. 22.2 ТК РФ).

С 01.03.2023 вступила в силу ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ, которая предусматривает, что при создании электронных документов применяются Единые требования к составу и форматам электронных документов. Такие требования устанавливаются Минтрудом по согласованию с Минцифры и Росархивом. Соответствующий нормативный акт уже утвержден Приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н.

В Единых требованиях приводится, помимо прочего, перечень кодов документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде. Согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО в данный перечень не входит.

Минтруд в связи с этим разъяснил, что в соответствии с ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ переход на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО осуществляется с письменного согласия работника. Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за ним сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

См. Письмо Минтруда России от 01.02.2023 № 14-6/ООГ-727.