О подтверждении действительности КЭП электронного документа для признания его равнозначным подписанному бумажному документу

Транспортная накладная (ТН) в электронной форме может быть применена как первичный учетный документ исключительно при наличии реквизитов, указанных в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Это означает, что ТН по утвержденному Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ формату принимается к бухгалтерскому и налоговому учету при правильном заполнении файлов обмена:

– информации перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки;
– информации грузоотправителя о подтверждении факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки.

В соответствии с ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ) информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. КЭП признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении условий, предусмотренных ст. 11 Закона № 63-ФЗ.

Квалифицированный сертификат электронной подписи содержит даты начала и окончания срока действия такого сертификата, которые участвуют в проверке действительности КЭП (п. 1 ч. 2 ст. 14 Закона № 63-ФЗ). При этом в случае, когда КЭП содержит метку доверенного времени, проверка ее действительности осуществляется на дату подписания электронного документа, иначе на дату такой проверки.

Таким образом, отсутствие подтверждения действительности КЭП у электронного документа не позволяет признавать его электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

См. Письмо ФНС России от 03.04.2023 № ЕА-4-26/3976@.