Вернуться к списку журналов
Минфин планирует утвердить новые формы электронных документов для учреждений
Минфин подготовил проект приказа об утверждении унифицированных форм электронных бухгалтерских документов, применяемых организациями бюджетной сферы, и методических указаний по их применению (далее – проект, методические указания). Планируется, что данный документ будет применяться учреждениями согласно принятой ими учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 01.01.2022. Таким образом, со следующего года учреждениям при применении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета наряду с Приказом Минфина РФ № 52н[1] необходимо будет руководствоваться и новым документом (если проект будет принят).
В статье представлен обзор новых форм электронных документов и общих положений по их применению, предусмотренных проектом.
Новые формы электронных первичных учетных документов.
Согласно проекту планируется утвердить следующие формы электронных первичных учетных документов:
|
Наименование документа (форма) |
Порядок формирования (применения) |
|
Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433) |
Формируется ответственным членом комиссии по поступлению и выбытию активов (далее – комиссия), уполномоченной принимать решение о переводе основных средств на консервацию/расконсервацию |
|
Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434) |
Применяется для оформления приема-передачи имущества (в том числе основных средств, материальных запасов) в личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением имущества. Заполняется лицом, ответственным за сохранность и (или) целевое использование имущества |
|
Акт о признании задолженности безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436) |
Формируется членом комиссии, ответственным за его составление, в целях оформления решения о признании безнадежной к взысканию задолженности, принимаемого комиссией в отношении дебиторской задолженности по доходам, не уплаченным в установленный срок, выявленной по результатам проведения инвентаризации, на основании документов, подтверждающих обстоятельства (случаи), указывающие на безнадежность взыскания указанной задолженности |
|
Решение о списании задолженности, не востребованной кредиторами, с учета по счету № (ф. 0510437) |
Составляется членом комиссии, ответственным за его формирование, в целях оформления решения, принимаемого комиссией в отношении не востребованной в срок (просроченной, не подтвержденной по результатам инвентаризации) кредиторской задолженности по расходам, доходам (переплатам), долговым обязательствам, выявленной по результатам проведения инвентаризации |
|
Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) |
Применяется в целях оформления решения учреждения (обособленного подразделения (филиала), наделенного правом по ведению бухгалтерского учета) о проведении инвентаризации с указанием: – причины проведения инвентаризации; – объектов инвентаризации, сроков проведения инвентаризации; – даты, по состоянию на которую проводится инвентаризация; – состава инвентаризационных комиссий (рабочих инвентаризационных комиссий); – ответственных лиц, в отношении которых проводится инвентаризация; – мест проведения инвентаризации. Формируется ответственным исполнителем, уполномоченным на оформление решения о проведении инвентаризации, на основании информации, представленной в документах, устанавливающих порядок (положение) о проведении инвентаризации, списочный состав инвентаризационных комиссий, порядок согласования документов и списочный состав согласующих должностных лиц |
|
Решение комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов о прекращении признания активом объекта нефинансового актива (ф. 0510440) |
Составляется комиссией и применяется в целях прекращения признания объектов материальных ценностей активами (в том числе основных средств, материальных запасов, нематериальных активов). Заполняется ответственным исполнителем и оформляется на каждый объект учета, который больше не соответствует критериям актива |
|
Решение комиссии по поступлению и выбытию активов об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442) |
Применяется для оценки стоимости имущества (в том числе основных средств, материальных запасов, нематериальных активов, непроизведенных активов), отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы. Заполняется ответственным исполнителем |
|
Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445) |
Составляется членом комиссии, ответственным за его формирование, в целях оформления решения, принимаемого комиссией учреждения (его обособленного подразделения (филиала)) о признании задолженности неплатежеспособных дебиторов сомнительной и выбытии с балансового учета учреждения (обособленного подразделения), а также о восстановлении сомнительной задолженности на балансовых счетах учреждения (обособленного подразделения) |
|
Решение о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446) |
Формируется в целях оформления решения о восстановлении списанной с учета кредиторской задолженности по расходам, доходам (переплатам), кредитам, займам (ссудам) на основании документов, подтверждающих требования заявителя, регистрацию денежного обязательства (при необходимости) и наличия информации о признании задолженности не востребованной кредиторами, отраженной в решении о списании задолженности, не востребованной кредиторами, с учета по счету № (ф. 0510437) |
|
Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836) |
Применяется для формирования заключения инвентаризационной комиссии по результатам проведенной инвентаризации в кассе учреждения на основании данных инвентаризационной описи наличных денежных средств (ф. 0504088) |
|
Ведомость выпадающих доходов (ф. 0510838) |
Применяется для отражения в учете операций, отражающих финансовый результат от операций по уменьшению (списанию) суммы начисленных доходов, в том числе денежных взысканий (штрафов, пеней, неустоек), при принятии решения об их уменьшении (предоставлении скидок (льгот), списании, за исключением списания задолженности, признанной нереальной к взысканию) в соответствии с законодательством РФ. Составляется ответственным исполнителем |
|
Ведомость начисления доходов (ф. 0510839) |
Формируется администратором доходов бюджета и применяется для отражения в учете операций по начислению администрируемых доходов. Составляется ответственным исполнителем |
|
Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431) |
Составляется администратором доходов бюджета и применяется для отражения в учете операций по начислению администрируемых доходов по группам плательщиков, в случае ведения персонифицированного учета данных по плательщикам указанных платежей в рамках выполняемых администратором доходов бюджета полномочий и проведения на постоянной основе сверок данных бюджетного учета (группового) с данными персонифицированного учета по плательщикам доходов в бюджет. Формируется ответственным исполнителем |
Новый регистр бухгалтерского учета.
Проектом предусмотрен только один новый регистр бухгалтерского учета – журнал операций по забалансовому счету (ф. 0509213) (далее – журнал операций).
Данный регистр применяется для отражения операций текущего периода, а также для отражения бухгалтерских записей по исправлению ошибок, допущенных в прошлых отчетных периодах.
Журнал операций формируется по каждому забалансовому счету, предусмотренному рабочим планом счетов. Хозяйственные операции в нем отражаются в зависимости от характера изменений информации об объекте учета записью увеличения или уменьшения соответствующего забалансового счета, а также информации о наличии объекта учета на момент отражения операции и по итогу отражения операции.
Периодичность формирования журналов операций по конкретному забалансовому счету определяется учетной политикой, но не реже периодичности, установленной для составления и представления учреждением бухгалтерской (финансовой) отчетности, формируемой на основании данных регистров.
Общие положения по оформлению электронных документов.
Согласно проекту первичный учетный документ и (или) регистр бухгалтерского учета, составленные в виде электронного документа, заверяются квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП) либо, в случаях, предусмотренных методическими указаниями, простой электронной подписью (далее – ЭП) (вместе – электронные подписи). Аналогичные положения содержатся в Приказе Минфина РФ № 52н и СГС «Концептуальные основы»[2].
Оформляющая часть формы электронного документа содержит электронные подписи (с расшифровкой):
– должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни (сделки, операции), его оформление электронным первичным учетным документом, за содержащиеся в электронном документе данные (за соответствие содержащихся в электронном документе данных фактам хозяйственной жизни);
– должностных лиц, на которых возложено ведение бюджетного (бухгалтерского) учета, в случаях, когда подпись предусмотрена формой документа (подпись главного бухгалтера (бухгалтера), уполномоченного им лица), либо в случаях, когда в электронном первичном учетном документе предусмотрено отражение данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета;
– исполнителя.
Указанные лица заверяют электронные документы электронными подписями с указанием даты подписания документа. Исполнитель также указывает свою должность и контактные данные (номер контактного телефона (при наличии), электронный адрес).
В случае если в электронных документах содержатся подписи членов комиссии, заполняются следующие реквизиты:
– «Кворум» – в нем указывается фактическое число членов комиссии, принимающих решение (выраженное в процентном соотношении), и норматив, установленный локальным актом субъекта учета, необходимый для признания решения комиссии правомочным;
– «Особые отметки» – заполняется в случае отсутствия члена комиссии на заседании. Ответственный исполнитель указывает причину такого отсутствия (в частности, больничный лист, отпуск, командировка);
– «Особое мнение» – заполняется в случае наличия у присутствующего на заседании члена комиссии особого мнения. При этом особое мнение оформляется самостоятельным документом и прилагается к документу, содержащему указанный реквизит, в виде скана-копии документа, заверенного электронной подписью члена комиссии. Наличие особого мнения не освобождает члена комиссии от подписания указанного документа.
Члены комиссии подписывают документ ЭП, председатель комиссии – ЭЦП.
Порядок заполнения реквизита «Идентификатор контрагента». Если в электронных документах содержится такой реквизит (он состоит из 22 разрядов), информация по нему отражается в следующей структуре:
|
Разряд |
Информация, коды – расшифровка |
|
1 |
Тип контрагента, где: «1» – физическое лицо; «2» – юридическое лицо – резидент РФ; «3» – юридическое лицо – нерезидент РФ; «4» – индивидуальный предприниматель; физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, перешедшее на специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (далее – самозанятый) |
|
2, 3 |
Тип документа, где: – при формировании идентификатора контрагента физического лица (тип контрагента «1») допускается применение следующих кодов типа документов: «01» – паспорт гражданина Российской Федерации; «02» – свидетельство органов ЗАГС, органа исполнительной власти или органа местного самоуправления о рождении гражданина; «03» – паспорт моряка (удостоверение личности моряка); «04» – удостоверение личности военнослужащего; «05» – военный билет военнослужащего; «06» – временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации; «07» – справка об освобождении из мест лишения свободы; «08» – паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина; «09» – вид на жительство; «10» – разрешение на временное проживание (для лиц без гражданства); «11» – удостоверение беженца; «12» – миграционная карта; «13» – паспорт гражданина СССР; «14» – страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС); «21» – идентификационный номер налогоплательщика (далее – ИНН); «22» – водительское удостоверение; «24» – свидетельство о регистрации транспортного средства в органах МВД РФ; «25» – охотничий билет; «26» – разрешение на хранение и ношение охотничьего оружия; «28» – паспорт гражданина Российской Федерации, являющийся основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, в том числе содержащий электронный носитель информации; «29» – свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации; «30» – свидетельство о рассмотрении ходатайства по существу; – при формировании идентификатора контрагента юридического лица или индивидуального предпринимателя, самозанятого указывается «00» |
|
При формировании идентификатора контрагента |
|
|
4 – 13 |
ИНН |
|
14 – 22 |
Код причины постановки на учет (далее – КПП) |
|
При формировании идентификатора контрагента |
|
|
4 – 13 |
ИНН |
|
14 – 22 |
КПП |
|
В случае наличия у юридических лиц – нерезидентов Российской Федерации – |
|
|
4 – 8 |
00000 (нули) |
|
9 – 13 |
КИО |
|
14 – 22 |
КПП |
|
При формировании идентификатора контрагента |
|
|
4 – 10 |
0000000 (нули) |
|
11 – 22 |
ИНН |
|
При формировании идентификатора контрагента для физических лиц |
|
|
4 – 22 |
Серия и номер документа, код которого указан в разрядах 2, 3 идентификатора контрагента. Серия и номер документа указываются в одну строку, без разделителей; знаки «№» и «-» не приводятся; буквы, при их наличии, должны проставляться прописные. Если номер документа содержит менее 19 знаков, он дополняется слева нулями до 19 знаков |
Случаи формирования электронных документов на бумажном носителе. К таким случаям относятся:
1) отсутствие возможности формирования и хранения в электронном виде при условии представления в бухгалтерскую службу электронного образа такого документа;
2) если федеральными законами или нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.
При ведении электронных регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе листы регистров должны быть прошнурованы и пронумерованы, количество листов должно быть заверено руководителем и главным бухгалтером субъекта учета и скреплено печатью субъекта учета.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных электронных документов бухгалтерского учета допустимо изменение (сужение, расширение) размеров граф и строк с учетом значности показателей, а также включение дополнительных строк и создание вкладных листов для удобства размещения и обработки информации.
В случае если законодательством РФ или договором предусмотрено представление сформированного в электронной форме документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, учреждение обязано по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии электронного первичного учетного документа, электронного регистра. Копии заверяются в соответствии с положениями учетной политики учреждения (единой учетной политики при централизации учета).
Обязательные реквизиты электронного документа. Электронный первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой электронного документа, и при наличии на электронном первичном учетном документе ЭЦП руководителя или уполномоченных им на то лиц.
3
Удаление отдельных реквизитов из форм электронных документов не допускается.
При этом учреждения вправе:
1) включить в унифицированные формы электронных документов дополнительные реквизиты (показатели) при условии обеспечения информационной совместимости государственных (муниципальных) информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых осуществляется формирование и обмен информацией и документов в электронном виде (в форме электронных документов);
2) утвердить в учетной политике электронные документы, формы которых не унифицированы, при условии, если такие документы содержат обязательные реквизиты, предусмотренные СГС «Концептуальные основы».
Отметки бухгалтерии в электронном документе в рамках централизованного учета. В случае оформления электронного первичного учетного документа лицом, ответственным за совершение факта хозяйственной жизни, отметки бухгалтерии о принятии объекта к учету или о его выбытии, иные поля унифицированной электронной формы первичного учетного документа, предусмотренные для отражения бухгалтерских записей, не заполняются. Данные записи производятся лицом, осуществляющим ведение бухгалтерского учета.
Указанный порядок применяется при ведении бюджетного учета в рамках переданных полномочий, а также при передаче полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета иному учреждению (централизованной бухгалтерии).
Передача скан-копий документов. В случае если при межведомственном обмене информацией в форме электронных документов предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, ответственное за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачи такой скан-копии. Передача скан-копии документа осуществляется, если ее заверит ЭЦП должностное лицо, ответственное за соответствие такой скан-копии подлиннику документа.
* * *
Согласно проекту с 01.01.2022 вводятся новые формы электронных документов для учреждений бюджетной сферы. При этом учреждения смогут применять эти документы ранее указанной даты, если предусмотрят это в учетной политике.
Основная часть новых форм электронных документов предназначена для применения в целях инвентаризации активов и обязательств и отражения ее результатов в бухгалтерском учете.
Отдельные положения по применению электронных документов дублируют нормы Приказа Минфина № 52н.
[1] Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
[2] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.
Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение, №5, 2021 год
Специальные предложения Аюдар Инфо
Один раз в месяц мы делаем подборку статей, рекомендаций, новостей по актуальным темам и совершенно бесплатно рассылаем ее нашим подписчикам.
Оставьте, пожалуйста, свой адрес, если Вы хотите получать интересную профессиональную информацию.