Комментарий к Федеральным законам от 16.12.2019 № 436-ФЗ, 439-ФЗ

Законы о введении электронных трудовых книжек приняты.

Идея ввести в оборот электронные трудовые книжки витала давно. В журнале «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение» (№ 10, 2019) была размещена статья «С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку», в которой подробно прокомментированы проекты федеральных законов и разъяснения Пенсионного фонда по этому поводу. И вот в декабре 2019 года соответствующие законы об электронных трудовых книжках наконец были приняты. Это:

– Федеральный закон от 16.12.2019 № 436‑ФЗ, внесший поправки в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;

– Федеральный закон от 16.12.2019 № 439‑ФЗ, внесший в Трудовой кодекс изменения в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

По большей части все положения 439-ФЗ и 436-ФЗ, устанавливающие порядок ведения электронного документооборота, которые планировалось ввести, приняты. Поэтому в рамках данной статьи не будем повторяться, вместо этого приведем:

– основные тезисы комментируемых законов об электронных трудовых книжках;
– памятку для работодателей, какие шаги они должны предпринять в ближайшее время.

Основные тезисы.

Тезисно перечислим основные нововведения:
– с 2020 года сведения о трудовой деятельности всех сотрудников учреждения работодатели будут передавать в ПФР в электронном виде;
– в 2020 году трудовые книжки будут вестись и в электронном (на электронной площадке ПФР), и в бумажном виде;
– начиная с 2021 года работник должен выбрать дальнейший способ ведения трудовой книжки (либо только электронно, либо и в электронном, и в бумажном виде);
– перевести работника на электронную трудовую книжку (без оформления бумажного варианта) можно только с его согласия;
– тем, кто впервые устраивается на работу после 31.12.2020, бумажная трудовая книжка заводиться не будет.

Законы об электронных трудовых книжках. Пошаговая инструкция

1. Издайте соответствующие приказы по учреждению

Внесение изменений в законодательство в части введения электронных трудовых книжек повлекло за собой необходимость проведения в учреждениях определенных мероприятий, а также установления новых обязанностей для должностных лиц кадровой, бухгалтерской (либо иных) служб. Следовательно, нужно будет издать приказы по учреждению:

– об утверждении плана мероприятий в связи с введением электронных трудовых книжек;
– о назначении ответственных лиц за ведение электронных трудовых книжек.

2. Внесите изменения в локальные акты учреждения

Скорректировать потребуется и некоторые локально‑нормативные акты учреждения. В частности, нужно будет:
– внести изменения в должностные инструкции лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек и за представление соответствующей отчетности;
– скорректировать график документооборота в части установления алгоритма и сроков подготовки необходимых документов и сведений;
– дополнить новыми формулировками локальные акты, в которых упоминается трудовая книжка, например правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), инструкцию по делопроизводству.

3. Обеспечьте техническую готовность представления сведений

Работодатели должны позаботиться об обеспечении технической готовности представления сведений о трудовой деятельности для хранения их в информационных ресурсах ПФР.

Кроме того, нужно завести электронную почту (и довести адрес электронной почты до сведения работников), куда работники смогут присылать заявления о выдаче им сведений о трудовой деятельности.

4. Разработайте формы уведомления и заявления

Законодательство обязывает работодателей в срок до 01.07.2020 уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки. Форма такого уведомления не утверждена, соответственно, работодатель должен разработать ее самостоятельно.

Работники, в свою очередь, до 31.12.2020 включительно должны подать работодателю письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки). Форма такого заявления произвольная. Но чтобы у работников не возникало вопросов, целесообразно разработать формы заявлений и предлагать их в качестве образца работникам.

5. Проверьте правильность оформления бумажных трудовых книжек

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек целесообразно провести сплошную проверку правильности оформления бумажных трудовых книжек. При необходимости – внести новые записи или исправить ошибки.

6. Подготовьтесь к сдаче отчетности
С 2020 года работодатели обязаны будут представлять сведения:
– в ПФР – ежемесячно не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчетным, по форме СЗВ‑ТД (с учетом выходных дней впервые указанный отчет нужно представить до 17.02.2020);
– работникам – по их запросу и при увольнении по форме СТД‑Р (ранее предполагалось, что для этого будет использоваться форма СЗИ‑ТД).

На момент подготовки настоящего материала обе эти формы еще не утверждены.
То есть, как уже указывалось выше, в учреждении нужно будет назначить лиц, ответственных за оформление данных форм, при необходимости провести обучающие занятия по порядку их заполнения.

Отметим, что ежемесячная форма СЗВ‑ТД в 2020 году должна оформляется не на всех работников, а лишь на тех:

1) которые подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в месяце, следующем за тем, в котором было подано такое заявление);
2) у которых поменялись сведения о трудовой деятельности, в частности произошли следующие события:
– прием на работу (службу);
– перевод на другую работу;
– изменение наименования страхователя;
– установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации (заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации – класс, категория, классный чин и т. п.);
– увольнение с работы;
– лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ‑ТД в течение 2020 года, сведения о его должности нужно подать в ПФР до 15.02.2021.
С 2021 года работодатели обязаны будут подавать в ПФР сведения о приеме и увольнении работников не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

7. Уведомите работников о переходе на электронные трудовые книжки

Проведите разъяснительную работу среди работников о сути электронных трудовых книжек, о возможности выбора способа ведения трудовых книжек и об алгоритме получения сведений о трудовой деятельности.

До 01.07.2020 уведомите под подпись работников (включая тех, кто находится в декрете) о переходе на электронные трудовые книжки и о необходимости выбора ими дальнейшего способа ведения трудовых книжек. Декретницам уведомление можно направить заказным письмом.

8. Организуйте прием заявлений от работников

До 31.12.2020 организуйте прием заявлений от работников о выборе способа ведения трудовой книжки.
Если работник до 31.12.2020 не представил соответствующее заявление по уважительной причине (например, находился на больничном, в отпуске, в декрете либо по иному основанию не исполнял трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы либо гражданин имел стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых отношениях), он может представить такое заявление работодателю в любое время позже.

9. Выдайте работникам бумажные трудовые книжки

Если работник выбрал способ ведения трудовой книжки в электронном виде, после 01.01.2021 бумажную трудовую книжку ему нужно будет выдать на руки под подпись (факт выдачи зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек). При выдаче трудовой книжки в нее необходимо внести запись о подаче работником соответствующего заявления.