Эта статья рассчитана в основном на новичков в кадровом деле, однако и «старожилы» могут почерпнуть из нее что‑то полезное. Какие локальные нормативные акты по учету персонала должны быть утверждены в учреждении? Как грамотно их оформлять? Есть ли установленные правила нумерации изданных приказов? На названные и другие вопросы – ответы далее.
Документы кадрового учета условно можно разделить на несколько групп.
По порядку применения выделяются две категории:
По типу документов:
Примерное представление о том, какие документы должны оформлять работники кадровой службы, можно получить, прочитав соответствующие разделы Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011‑93. Приведем выдержки из данного документа.
Код |
Наименование формы |
---|---|
Документация по распорядительной деятельности организации |
|
0252051 |
Должностная инструкция |
0252111 |
Положение о структурном подразделении |
0252131 |
Правила внутреннего трудового распорядка |
0252211 |
Структура и штатная численность |
0252251 |
Штатное расписание |
Документация по приему на работу |
|
0281151 |
Приказ о приеме на работу |
Документация по переводу на другую работу |
|
0282071 |
Заявление о переводе на другую работу |
0282151 |
Приказ о переводе на другую работу |
Документация по увольнению с работы |
|
0283071 |
Заявление об увольнении |
0283151 |
Приказ об увольнении |
Документация по оформлению отпусков |
|
0284021 |
График отпусков |
0284071 |
Заявление о предоставлении отпуска |
0284151 |
Приказ о предоставлении отпуска |
Документация по оформлению поощрений |
|
0285141 |
Представление о поощрении |
0285151 |
Приказ о поощрении |
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий |
|
0286041 |
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины |
0286091 |
Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины |
0286151 |
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания |
Документация по учету труда и его оплаты |
|
0301003 |
Учетная карточка научного работника Т-4 |
0301007 |
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы Т-12 |
0301008 |
Табель учета использования рабочего времени Т-13 |
0301009 |
Расчетно-платежная ведомость Т-49 |
0301010 |
Расчетная ведомость Т-51 |
0301011 |
Платежная ведомость Т-53 |
0301012 |
Лицевой счет Т-54 |
0301013 |
Лицевой счет Т-54а |
0301028 |
Журнал учета федеральным государственным органом работников, выезжающих в служебные командировки ТК-1 (гос) |
0301029 |
Журнал учета федеральным государственным органом работников, приезжающих в служебные командировки |
0504421 |
Табель учета использования рабочего времени |
Формы первичных учетных документов, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями, утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Примечание:
С 1 января 2013 года формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Организация может разрабатывать формы документов самостоятельно.
Итак, организация может утверждать и вводить во внутренний документооборот свои документы. Требования к их заполнению (в том числе состав реквизитов, правила их оформления, схемы расположения на листе и пр.) определены:
Как показывает практика, даже не все опытные кадровики знают о существовании этих стандартов. Тем не менее правила, изложенные в них, распространяются на такие организационно-распорядительные документы:
Далее в статье, опираясь на положения ГОСТ Р 7.0.97‑2016, расскажем, как грамотно составить тот или иной документ кадрового учета (если организация не использует унифицированные формы).
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
Текст документа печатается через 1‑1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 интервала.
Интервал между буквами в словах обычный, интервал между словами – один пробел.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов должна быть не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.
Ключевой вывод:
Требования, описанные в данном разделе статьи, применяются ко всем создаваемым организацией документам (в том числе в электронной форме), а не только документам кадрового учета. Следование указанным правилам считается хорошим тоном.
ГОСТ Р 7.0.97‑2016 определен порядок оформления и расположения на листе следующих реквизитов документов:
№ |
Реквизит |
№ |
Реквизит |
---|---|---|---|
01 |
Герб РФ, герб субъекта РФ (муниципального образования) |
16 |
Гриф утверждения документа |
02 |
Эмблема |
17 |
Заголовок к тексту |
03 |
Товарный знак (знак обслуживания) |
18 |
Текст документа |
04 |
Код формы документа |
19 |
Отметка о приложении |
05 |
Наименование организации – автора документа |
20 |
Гриф согласования документа |
06 |
Наименование структурного подразделения – автора документа |
21 |
Виза
|
07 |
Наименование должности лица – автора документа |
22 |
Подпись |
08 |
Справочные данные об организации |
23 |
Отметка об электронной подписи |
09 |
Наименование вида документа |
24 |
Печать |
10 |
Дата документа |
25 |
Отметка об исполнителе |
11 |
Регистрационный номер документа |
26 |
Отметка о заверении копии |
12 |
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа |
27 |
Отметка о поступлении документа |
13 |
Место составления (издания) документа |
28 |
Резолюция |
14 |
Гриф ограничения доступа к документу |
29 |
Отметка о контроле |
15 |
Адресат |
30 |
Отметка о направлении документа в дело |
Остановимся на некоторых из них подробнее. Например, эмблема организации (реквизит 02) должна помещаться по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
Наименование организации – автора документа (реквизит 05) на бланке должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах. Под наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено уставом (положением). Над наименованием организации – автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Естественно, не все 30 реквизитов обязательно будут присутствовать в создаваемом учреждением документе. В частности:
Наименование структурного подразделения – автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) (реквизит 06) |
|
Используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) (указывается под наименованием организации) |
|
|
|
Наименование должности лица – автора документа (в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность) (реквизит 07) |
|
Используется в бланках должностных лиц (располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта РФ, муниципального образования) |
Справочные данные об организации (реквизит 08) указываются в бланках писем. Данный реквизит включает в себя почтовый адрес, адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются также код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП.
Наименование вида документа (реквизит 09) («ПОСТАНОВЛЕНИЕ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ», «ПРИКАЗ» и т. д.) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, и располагается под реквизитами автора документа.
Дата документа (реквизит 10) соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Допускается использование одного из двух способов проставления даты:
Регистрационный номер документа (реквизит 11) – это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению организации может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
Часто у новичков возникает вопрос: как нумеровать кадровые приказы и распоряжения, издаваемые организацией? Как видим, строгих законодательных требований по этому поводу нет. Соответственно организация может выбрать любой из предложенных вариантов:
сквозная нумерация с добавлением литеры «К» (кадры);
нумерация с добавлением буквенного обозначения «О» (отпуск), «У» (увольнение), «К» (командировка) и т. д. к разным видам приказов.
Для справки:
Чтобы сохранялся больший порядок при ведении кадровой документации, желательно вести журнал учета выпущенных приказов.
Место составления (издания) документа (реквизит 13) указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением («Москва», «Нижний Новгород» и т. д.). Этот реквизит ставится во всех документах, за исключением:
Реквизит 15 «Адресат» используется при оформлении служебных писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть:
Этот реквизит проставляется:
Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (его заместителю) организации указываются в дательном падеже наименование должности, включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.
Вариант 1:
Вариант 2:
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
Гриф утверждения (реквизит 16) проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты.
Заголовок к тексту (реквизит 17) – это краткое содержание документа. Заголовок формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем?», например:
Заголовок оформляется под реквизитами бланка, как правило, слева. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает четырех-пяти строк.
Текст документа (реквизит 18) может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Применяются следующие способы изложения текста.
Наименование документов |
Способ изложения текста |
---|---|
Приказы |
От первого лица единственного числа («приказываю») |
Документы коллегиальных и совещательных органов |
От третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило») |
Протоколы |
От третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили») |
Положения, инструкции, акты, справки |
От третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…») |
Совместные документы |
От первого лица множественного числа («приказываем», «решили») |
Деловые (служебные) письма |
От первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»); от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке |
Гриф согласования документа (реквизит 20) проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Он включает:
Способов проставления названного реквизита несколько. Отметка «СОГЛАСОВАНО» может ставиться:
Отметка об исполнителе (реквизит 25) включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона, может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Названный реквизит оформляется:
Например: «Иванова Раиса Михайловна, Контрольное управление, специалист отдела кадров, +7 (495) 924‑45‑67, [email protected]».
От редакции:
Об оформлении не упомянутых нами реквизитов документов читайте в ГОСТ Р 7.0.97‑2016. Образцы бланков документов – в приложении «В» к названному госстандарту.
Не во всех государственных (муниципальных) учреждениях есть должность делопроизводителя, поэтому обязанность по разработке форм первичной учетной и кадровой документации нередко ложится на работников бухгалтерской и кадровой службы. В данной статье мы рассказали об основных правилах оформления организационно-распорядительной документации.
Один раз в месяц мы делаем подборку статей, рекомендаций, новостей по актуальным темам и совершенно бесплатно рассылаем ее нашим подписчикам.
Оставьте, пожалуйста, свой адрес, если Вы хотите получать интересную профессиональную информацию.