Об учете оплаты (возмещения) расходов работников и членов их семей в целях налогообложения прибыли

Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат:

• связанные с особыми условиями труда в соответствии со ст. 129 разд. VI «Оплаты и нормирование труда»;
• определенные в ст. 164 раздела VII «Гарантии и компенсации».

К первым (ст. 129 ТК РФ) относятся компенсационные выплаты, доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера.

Подобные выплаты также указаны в п. 3 ст. 255 НК РФ: к расходам на оплату труда относятся начисления компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, работу в многосменном режиме, за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Таким образом, компенсационные выплаты, осуществляемые в пользу работника в связи с тем, что условия его работы отклоняются от нормальных, следует рассматривать как систему оплаты труда, принятую на предприятии. Порядок и условия указанных выплат регулируются самой организацией и определяются в коллективных и трудовых договорах.

Ко второму виду компенсационных выплат (ст. 164 ТК РФ) относятся денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых (или иных предусмотренных федеральным законом) обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, следовательно, возмещение работникам подобных расходов относится к компенсации затрат, связанных с выполнением им трудовых обязанностей.

Такие расходы в целях налогообложения прибыли учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Основанием для налогового учета являются первичные документы, подтверждающие расходы работника и их компенсацию работодателем, а также экономическая обоснованность указанных затрат (ст. 252 НК РФ).

Возмещение расходов работника, связанных с удовлетворением его социально-хозяйственных потребностей, не может рассматриваться как осуществленное в рамках деятельности самой организации. Данные выплаты могут осуществляться только в качестве системы оплаты труда, принятой в организации (оплата труда в натуральной форме).

Таким образом, компенсация расходов работника по найму жилого помещения, по оплате учебы детей, на проезд к месту отпуска и тому подобных расходов не может учитываться для целей налогообложения прибыли организаций в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.

Расходы, осуществленные на основании ст. 169 разд. VII ТК РФ, на возмещение расходов, в том числе вновь принятых работников, при переезде на работу в другую местность учитываются в целях налогообложения прибыли организаций в составе прочих расходов в порядке и размерах, определенных локальным нормативным актом организации либо по соглашению сторон трудового договора (см. также Письмо Минфина России от 21.11.2016 № 03-03-06/1/68286).