Акции Новости бухгалтеру
0
Оформить заказ

Заявка на бесплатный номер

Вы хотите познакомиться с изданиями Аюдар Инфо ближе? Введите свои данные, выберите интересный вам журнал и бесплатный номер скоро станет ваш. Обращаем ваше внимание, что воспользоваться заявкой вы можете только один раз. Спасибо за выбор Аюдар Инфо!

Жилищно-коммунальное хозяйство

1

20 января 2016 г.

Расчеты с подотчетными лицами: недочеты в первичных документах

Автор С. Н. Козырева

Если подотчетное лицо не приложило к авансовому отчету оформленные надлежащим образом первичные документы, подтверждающие расходы в интересах компании, какие налоговые последствия ожидают организацию и сотрудника?

Любой бухгалтер знает: основным документом, которым оформляются расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Именно на его основании выданные под отчет суммы списываются с кредита счета 70. Однако нельзя недооценивать первичные документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм. Если они будут выглядеть недостоверными, проверяющие включат соответствующие суммы в налогооблагаемый доход сотрудника, исключат их из расходов, принимаемых при расчете налоговой базы работодателя, также существует риск доначисления страховых взносов.

Основное правило ведения расчетов с подотчетными лицами сформулировано в п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Так, подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Документы, прилагаемые к авансовому отчету, подтверждают приобретение подотчетным лицом товаров, работ, услуг в интересах организации. Если авансовый отчет является основанием для составления записи по кредиту счета 70, подтверждающие документы обосновывают бухгалтерскую запись по дебету того или иного счета. Если сотрудник приобретал какие‑либо товарно-материальные ценности (канцелярские товары, бытовую химию, стройматериалы, ГСМ), они должны быть оприходованы с использованием счета 10. Если же «подотчетник» оплачивал услуги или работы, они принимаются к учету непосредственно на счета учета затрат (основных, общепроизводственных, общехозяйственных). Общие правила принятия к учету никак не меняются в зависимости от способа покупки (оплаты) тех или иных приобретений. Самое главное: организация должна иметь первичный документ, из которого можно получить достоверную информацию обо всех параметрах хозяйственной операции. Кроме того, поскольку подотчетное лицо получало наличные денежные средства от организации, обязательным условием принятия отчета является наличие документа, подтверждающего уплату наличных денежных средств контрагенту (БСО, кассового чека, иного заменяющего их документа).

 

К сведению

Согласно ч. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54‑ФЗ организации и ИП, уплачивающие ЕНВД, а также ИП, применяющие патентную систему налогообложения, вправе не применять ККТ при условии выдачи по требованию покупателя товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), с реквизитами, аналогичными обязательным реквизитам первичного учетного документа.

 

Будет нелишним напомнить обязательные реквизиты первичного учетного документа (ч. 2 ст. 9 Закона № 402‑ФЗ[1]):

  • наименование документа;
  • дата его составления;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи названных выше лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В настоящее время только кассовые документы составляются по ранее утвержденным унифицированным формам, все иные формы могут быть разработаны хозяйствующим субъектом самостоятельно. Значит, их несоответствие унифицированным образцам никак не может сказаться на достоверности информации.

 

НДФЛ

 

Если подотчетное лицо представит лишь авансовые отчеты без приложения первичных документов, подтверждающих расходование денежных средств и являющихся основанием для оприходования организацией ТМЦ, налоговики будут иметь все основания отнести выданные и невозвращенные подотчетные суммы к налогооблагаемым доходам физического лица. Такие выводы сделаны в Постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12.

Обратим внимание, что ранее в Постановлении Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08 был сделан аналогичный вывод с оговоркой о том, что достоверность представленных работниками документов, подтверждающих произведенные расходы, определяется самим обществом. Впрочем, следует подчеркнуть, что в данном конкретном случае, рассмотренном Президиумом ВАС, инспекция не представила доказательств того, что подотчетные суммы являлись экономической выгодой физического лица.

Вместе с тем представляется, что указанная оговорка не носит абсолютный характер. Дело в том, что перечисленные выше реквизиты должны быть в документе, чтобы он имел статус первичного документа и мог стать отправной точкой для регистрации данных в бухгалтерских регистрах. Кроме того, в силу ч. 1 ст. 9 Закона № 402‑ФЗ не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Отсутствие в документе тех или иных реквизитов автоматически ставит под сомнение достоверность содержащейся в нем информации и вообще факт осуществления хозяйственной операции.

При этом не имеет значения, что организация приняла авансовые расчеты с «порочными» подтверждающими документами, ведь, по сути, она не имела законных оснований для этого. Именно к такому выводу пришли налоговики и арбитры в налоговом споре с участием УК (Постановление АС ВСО от 01.12.2015 по делу № А78-7155/2015). В частности, в некоторых документах отсутствовали сведения, необходимые для идентификации лиц, подписавших их, в некоторых товарных чеках наименования товаров были указаны как «хозяйственные расходы», «канцелярские товары», «товары», «бытовая химия», «стройматериалы», «расходы», «детские новогодние подарки», отсутствовали дата составления документа, подпись продавца, не были заполнены графы «Количество товара», «Цена товара». Подобные документы не могли стать основанием для принятия к учету ТМЦ.

 

Бухгалтерский учет

 

Указание налоговиками и судом на неправомерность принятия к учету ТМЦ на основании дефектных первичных документов фактически следует расценивать как выявление ошибки. Ошибка состояла в недобросовестных действиях должностных лиц организации (бухгалтера, принявшего ТМЦ к учету по ненадлежащим документам) (см. п. 2 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности», утвержденного Приказом Минфина РФ от 28.06.2010 № 63н). Соответственно, если компания решила принять отчет работника и не удерживать с него подотчетные суммы, однако оснований приходовать ТМЦ нет, фактически это означает, что компания простила работнику долг. Правильная бухгалтерская запись: Дебет 91‑2 Кредит 70. Вместе с тем вероятнее всего, что неправомерно принятые к учету ТМЦ к моменту налоговой проверки уже были списаны на затраты, которые были учтены в финансовом результате. Поэтому исправление в бухучете уже не потребуется, если ошибка была несущественной. В случае же существенности ошибки достаточно будет скорректировать сравнительные показатели отчета о финансовых результатах, представленные в отчетности текущего периода (уменьшить себестоимость, увеличить прочие расходы периода, в котором была допущена ошибка).

Отсутствие надлежащим образом оформленных первичных учетных документов автоматически означает исключение соответствующих расходов из расчета налоговой базы по причине несоответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

 

Страховые взносы

 

Также следует обратить внимание на риск доначисления страховых взносов с подотчетных сумм, по которым сотрудник не отчитался и которые он не вернул (которые организация с него не удержала). По мнению чиновников, для начисления страховых взносов с выплаты, осуществляемой в рамках трудовых отношений, достаточно факта отсутствия авансового отчета в установленный срок и неудержания долга в течение месяца, как предлагает ст. 137 ТК РФ (письма ФСС РФ от 14.04.2015 № 02‑09‑11/06‑5250, Минтруда РФ от 12.12.2014 № 17‑3/В-609). О том, что при проверке исчисления страховых взносов проверяющие должны обратить особое внимание на подотчетные суммы, говорится также в Методических рекомендациях по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов, утвержденных Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 № 34р.

Проверяющие усматривают в не подтвержденных документами подотчетных суммах завуалированные вознаграждения работникам, составляющие их экономическую выгоду. Безусловно, вопрос начисления страховых взносов должен решаться в каждом конкретном случае на основании имеющихся документов. К примеру, в споре, рассмотренном в Постановлении АС УО от 11.11.2015 № Ф09-7999/15, у управления ПФР вызвали сомнения первичные документы, приложенные к авансовым отчетам, а также тот факт, что согласно учетной политике по решению руководителя подотчетные расходы принимались к учету в качестве затрат компании на основании справки-отчета, составленной подотчетным лицом. Однако суды посчитали недоказанным, что компания получала ТМЦ, результаты работ и услуги (приобретенные подотчетными лицами и принятые к учету организацией) безвозмездно и что подотчетные лица получали экономическую выгоду.

Аналогичным образом органу ПФР не удалось доказать факт осуществления в пользу работников ТСЖ выплат, облагаемых страховыми взносами, в виде подотчетных сумм (Постановление АС УО от 30.06.2015 № Ф09-4349/15). В частности, под подозрение проверяющих попали расходы на оплату проезда работников на маршрутных такси. Поскольку такси не выдают чеки или квитанции, ТСЖ разработало и на общем собрании членов утвердило форму маршрутного листа, содержащую обязательные реквизиты первичного учетного документа. Также под отчет выдавались суммы компенсации расходов на оплату услуг сотовой связи сотрудников на основании приказа председателя правления с указанием сумм и номеров телефонов работников[2]. Главное, установил суд, что достоверность представленных работниками документов, подтверждающих произведенные расходы, товарищество определяет самостоятельно. Поскольку ТСЖ приняло авансовые отчеты и первичные документы и в установленном порядке отразило хозяйственные операции в бухгалтерском учете, безосновательно говорить о необходимости начисления на соответствующие суммы страховых взносов.

 

* * *

 

Множество расходов небольших организаций осуществляются через сотрудников. Это приобретение стройматериалов, канцтоваров, литературы, выполнение подрядных работ и оказание услуг. Принимая к учету приобретения подотчетных лиц в интересах компании, бухгалтер должен обратить особое внимание на наличие и надлежащее заполнение подтверждающих документов: они должны иметь все обязательные реквизиты и отражать сущность хозяйственной операции. В противном случае есть риск включения подотчетных сумм в налогооблагаемый доход физических лиц, объект обложения страховыми взносами, а также исключения их из расходов компании, учитываемых при налогообложении. 



[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

[2] Строго говоря, суммы компенсации расходов на оплату услуг связи обычно проводятся через счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и не квалифицируются как подотчетные суммы. Они не являются объектом обложения страховыми взносами в силу прямого указания в пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212‑ФЗ.

Отправить сообщение

Спасибо! Ваше сообщение было успешно отправлено