Акции Новости бухгалтеру
0
Оформить заказ

Заявка на бесплатный номер

Вы хотите познакомиться с изданиями Аюдар Инфо ближе? Введите свои данные, выберите интересный вам журнал и бесплатный номер скоро станет ваш. Обращаем ваше внимание, что воспользоваться заявкой вы можете только один раз. Спасибо за выбор Аюдар Инфо!

Бюджетные организации

2

27 января 2016 г.

О некоторых вопросах, связанных со служебными командировками и поездками

Автор А. Гусев

Может ли учреждение, в связи с недостаточностью средств, направить работника в служебную командировку за счет средств самого работника? Какими последствиями это грозит учреждению?

Может ли учреждение, в связи с недостаточностью средств, направить работника в служебную командировку за счет средств самого работника? Какими последствиями это грозит учреждению?

 

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Работники направляются в командировки на некоторый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на основании решения работодателя. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, тоже признается командировкой.

Поскольку нормы ТК РФ регулируют трудовые отношения, в командировку могут быть направлены только работники организации (основные и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях. Лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, трудовыми отношениями с организацией не связаны: данные отношения регулируются ГК РФ. Кроме того, не могут быть направлены в служебную командировку беременные женщины, работники, не достигшие 18-летнего возраста, работники, с которыми заключен ученический договор (ст. 259, 268 ТК РФ).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

В силу ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, лицам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ. В свою очередь, порядок и размеры возмещения данных расходов лицам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работникам государственных учреждений субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений предусматриваются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в бюджетных учреждениях регламентированы Постановлением Правительства № 729[1] и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки[2].

В силу п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Согласно п. 26 названного положения работник учреждения по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Исходя из указанных норм работодатель, перед тем как направить сотрудников в служебную командировку, обязан выдать им денежный аванс. То есть законодательством не предусмотрена возможность направления работников в служебную командировку не за счет средств работодателя, а за счет средств самого работника. Если же указанный факт будет иметь место, учреждение может быть привлечено к административной ответственности по ст. 5.27 ­КоАП РФ. В силу норм данной статьи нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено ч. 2 и 3 ст. 5.27 и ст. 5.27.1 ­КоАП РФ, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

 

Разъясните, пожалуйста, каким документом в связи с отменой командировочных удостоверений должен подтверждаться фактический срок пребывания работника в служебной командировке?

В силу п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки срок командировки утверждается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

До 08.01.2015 в соответствии с данным положением фактический срок пребывания работника в месте командирования определялся по отметкам в командировочном удостоверении о дате выезда (приезда) в место командирования.

Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки внесены поправки, согласно которым с 08.01.2015 при направлении работника в служебную командировку не нужно оформлять командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе.

Кроме того, с 08.08.2015 вступило в силу Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 «О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки и признании утратившим силу подпункта «б» пункта 72 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 г. № 257», которым, в частности, урегулированы некоторые вопросы, возникшие в связи с внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки Постановлением Правительства РФ № 1595.

Пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в редакции Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) предусмотрены варианты подтверждения фактического срока пребывания работника в месте командирования в зависимости от способа проезда в командировку и обратно.

Так, фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Напомним, что в силу п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки расходы на проезд к месту командировки на территории РФ и обратно и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают в себя расходы на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Абзацем 2 п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки также предусмотрен способ подтверждения фактического срока пребывания работника в месте командирования в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности). При таком способе проезда фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и иных документов, подтверждающих маршрут следования транспорта).

Кроме того, в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки учтены ситуации, когда у налогоплательщика по каким-либо причинам отсутствуют проездные документы, на основании которых работник пользовался услугами транспортной компании. Например, в случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами о найме жилого помещения в месте командирования. Такими документами могут являться:

  • при проживании в служебной командировке в гостинице – счет (иной документ), выданный гостиницей, который должен содержать реквизиты, поименованные в п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359, и п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085, либо указанный документ может содержать реквизиты, обозначенные в названном п. 20, и дополнительно к нему будет выдан кассовый чек либо БСО, содержащий реквизиты, перечисленные в указанном п. 3. Требовать представления письменного договора в данном случае не нужно;
  • когда работник учреждения самостоятельно арендует в месте командировки жилое помещение (квартиру) – договор найма жилого помещения, заключенный с собственником помещения, и расписка собственника в получении денежных средств за проживание. Указанные документы должны быть оформлены в простом письменном виде (ст. 674 ГК РФ). Если же договор аренды заключен с участием риелторской фирмы, в подтверждение произведенных расходов работник должен представить в бухгалтерию организации договор с риелторским агентством, расписку наймодателя о получении платы, квитанцию к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства.

При отсутствии проездных документов, документов о найме жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник представляет служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Необходимо отметить, что Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, регулирующее способ подтверждения срока нахождения работника в командировке, охватывает не все возможные варианты проезда работника в командировку. В частности, данным положением прямо не установлен способ определения фактического срока пребывания работника в месте командирования при направлении его в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги, на основании соответствующего договора, при которых не оформляются проездные документы (билеты).

В такой ситуации, поскольку определение срока нахождения работника в командировке в случаях, когда проезд осуществляется способом, не предусматривающим оформление проездных документов, регулируется только положениями абз. 2 п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Нормы данного абзаца, помимо случаев проезда работника в место командировки и обратно на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), могут быть применимы для любых иных ситуаций, при которых проезд не требует оформления проездных документов.

Таким образом, при направлении работника в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, при которых не оформляются проездные документы (билеты), срок нахождения работника в командировке может быть определен по служебной записке работника и документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, при условии, что указанный в служебной записке работника срок не выходит за рамки срока, отраженного в соответствующем решении руководителя о направлении работника в командировку. Такое мнение представлено в Письме ФНС РФ от 19.10.2015 № 2450‑6‑1.

 

Учреждение направляет своего работника в служебную командировку на трое суток. Проезд будет осуществляться на служебном транспорте учреждения. Оплата проживания произведена учреждением безналичным платежом. Таким образом, командировочными расходами работника будут только суточные. Можно ли в данной ситуации выдать работнику аванс на оплату командировочных расходов без заявления?

 

Нормами п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» установлено, что для выдачи работнику под отчет наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер (ф. 0310002) оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Аналогичные требования установлены и п. 213 Инструкции № 157н[3], согласно которому денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.

Таким образом, наличие заявления подотчетного лица на выдачу подотчетных сумм (в том числе на служебную командировку) не ставится законодательством в зависимость от каких-либо условий. Следовательно, деньги под отчет должны выдаваться исключительно на основании письменного заявления получателя.

 

Подлежат ли обложению страховыми взносами выплаты работникам, произведенные в виде компенсаций за работу в пути?

 

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, не признаются служебными командировками. Необходимо отметить, что разъездной следует считать работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или из одного населенного пункта в другой. Кроме того, ее следует отличать от работы, выполняемой в пути, поскольку в первом случае сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства, а во втором – нет.

При этом работа, связанная с разъездами или выполняемая в пути, в отличие от командировок, которые носят временный характер и ограничены сроком, должна быть для сотрудника постоянной. Это условие следует закрепить в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), а также в должностных инструкциях данных работников.

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, сотрудникам, постоянная работа которых реализуется в пути или носит разъездной характер, утверждаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения, а также могут определяться трудовым договором.

Как уже было сказано, в отличие от работы, выполняемой в пути, при разъездном характере работы сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту жительства. То есть в данном случае у работодателя возникает обязанность возмещения только транспортных расходов, которое может производиться путем:

  • предоставления сотруднику служебного автотранспорта;
  • предоставления сотруднику проездных билетов (закупленных в централизованном порядке либо приобретенных им самостоятельно);
  • компенсации сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автотранспорта в служебных целях;
  • аренды личного автотранспорта сотрудника с выплатой арендной платы.

В соответствии с п. 2 Постановления Совета министров РСФСР от 04.05.1963 № 521 «Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте» месячные и квартальные билеты для проезда на таком транспорте могут приобретаться только для сотрудников, работа которых носит разъездной характер (курьеров, экспедиторов, работников городского хозяйства – электрических, газовых, водопроводных и канализационных сетей, сетей связи и др.), если эти сотрудники на время выполнения служебных обязанностей не обеспечиваются специальным транспортом.

Перечень сотрудников, чья работа носит разъездной характер, утверждается приказом руководителя учреждения. Сотрудники, внесенные в данный список, получают проездные билеты либо денежные средства на их приобретение.

При использовании с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества сотрудника последнему выплачивается компенсация за эксплуатацию, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих ему, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

В соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Федеральный закон № 212‑ФЗ) объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.

Согласно ч. 1 ст. 8 Федерального закона № 212‑ФЗ база в целях начисления страховых взносов для организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 этого закона, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 данного закона.

Частью 2 ст. 9 Федерального закона № 212‑ФЗ установлено, что при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки как в пределах территории РФ, так и за ее пределами, не подлежат обложению, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на наем жилого помещения и целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Таким образом, работодатель возмещает именно понесенные расходы сотрудника, что, соответственно, подтверждается документально.

На основании пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212‑ФЗ не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, утвержденных сообразно законодательству РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

По мнению Минтруда, изложенному в Письме от 07.07.2015 № 17-4/ООГ-988, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с сотрудником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками данного сотрудника, размер и порядок возмещения которых тоже определены указанными актами организации, не облагаются страховыми взносами только при документальном подтверждении таких расходов (билетами на проезд, гостиничными счетами и т. д.).

В случае отсутствия документов, подтверждающих расходы, суммы выплат в пользу сотрудников не могут признаваться компенсационными в связи с разъездным характером их работы.

Необходимо отметить, что аналогичные выводы представлены и в отношении вопроса о начислении страховых взносов в государственные внебюджетные фонды на сумму неподтвержденных расходов на наем жилого помещения, произведенных сотрудником в командировке, о возмещении ему работодателем этих расходов. Так, в Письме от 03.07.2015 № 17-3/В-326 Минтруд отмечает, что работодатель возмещает именно понесенные расходы сотрудника, что подтверждается документально. При отсутствии документального доказательства целевого использования денежных выплат для осуществления найма жилья в командировке теряется непосредственно компенсационный характер таких выплат, они рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке, независимо от их размеров, определенных в коллективном договоре или локальном нормативном акте.



[1] Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».

[2] Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

[3] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само­управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Отправить сообщение

Спасибо! Ваше сообщение было успешно отправлено