Подписные издания и расходы на их приобретение

В формировании фондов библиотек образовательных учреждений принимают участие подписные и периодические печатные издания (журналы и газеты). Как оформляется договор подписки, по каким статьям расходов приобретаются подписные издания, относятся ли они к объектам основных средств и каков порядок их учета в учреждении, рассмотрим в данном материале.

Договор подписки:

оформление, изменение и расторжение.

Для подписки на периодические издания (печатные), в том числе газеты и журналы, учреждение заключает договор подписки в соответствии с Правилами распространения периодических печатных изданий по подписке, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 01.11.2001 № 759 (далее – Правила подписки).

В силу п. 3 Правил подписки договор подписки заключается подписчиком с распространителем. В него может быть включено условие доставки периодического печатного издания подписчику.

Цена подписки экземпляра (экземпляров) периодического печатного издания складывается из цены экземпляра (экземпляров) этого издания, выпускаемого в течение указанного в договоре подписного периода, и цены услуг по оформлению и исполнению договора подписки, в том числе цены доставки периодического печатного издания подписчику, если она предусмотрена договором.

Распространитель периодических печатных изданий предоставляет подписчику следующую информацию (п. 4 Правил подписки):

• о наименовании периодического печатного издания;
• о его основных потребительских свойствах;
• о цене подписки;
• об условиях подписки (системе и территории распространения, объеме издания, периодичности выхода, подписных периодах);
• о фирменном наименовании (наименовании) редакции, издателя, его месте нахождения (юридическом адресе);
• о регистрации периодического печатного издания;
• о месте получения дополнительной информации (адресе, номере телефона и др.).

Информация о периодическом печатном издании доводится до сведения подписчиков редакциями, издателями и распространителями путем издания каталогов периодических печатных изданий, через средства массовой информации, при помощи рекламы и другими способами.

Распространитель присваивает периодическим печатным изданиям подписные индексы и издает каталоги с указанием этих индексов.

Распространитель по требованию подписчика предоставляет информацию о соответствии периодических печатных изданий установленным требованиям по обеспечению безопасности жизни, здоровья подписчика, окружающей среды и по предотвращению причинения вреда имуществу подписчика (номер документа, подтверждающего соответствие, срок его действия и наименование выдавшей его организации).

Вся информация доводится до сведения подписчиков в наглядной и доступной форме на русском языке и дополнительно, по усмотрению распространителя, на государственном языке республики, входящей в состав Российской Федерации, и родных языках народов РФ (п. 7 Правил подписки).

Распространитель обеспечивает прием подписки на периодические издания согласно каталогу периодических печатных изданий. При оформлении подписки на периодические издания распространитель обязан выдать подписчику документ, удостоверяющий факт приема подписки (подписной документ), содержащий реквизиты распространителя, подписной период, наименование периодического печатного издания, его подписной индекс, адрес получения, фамилию подписчика и цену подписки (п. 8 Правил подписки).

При заполнении подписных документов следует руководствоваться установленными образцами. Распространитель проверяет правильность указанных подписчиком наименования и подписного индекса издания, подписного периода и цены подписки. Распространитель освобождается от ответственности при искажении подписчиком адреса получения (п. 9 Правил подписки).

Подписка на периодические издания может оформляться с очередного подписного периода на весь указанный в каталогах подписной срок или его часть, а также с перерывом срока (п. 10 Правил подписки).

Подписчик может отказаться от исполнения договора подписки до передачи очередного экземпляра (экземпляров) периодического печатного издания, при этом подписчику выплачивается цена подписки недополученных экземпляров (п. 12 Правил подписки).

Распространитель обязан обеспечить доставку подписчику периодических печатных изданий в объявленные им при приеме подписки сроки (периоды) (п. 13 Правил подписки).

Редакция, издатель, распространитель имеют право увеличить цену подписки при существенном возрастании цены издания и цены доставки, а также стоимости оказываемых третьими лицами услуг и предложить подписчику осуществить доплату до новой цены, если такое увеличение цены подписки нельзя было предусмотреть при заключении договора. При несогласии подписчика доплатить до новой цены подписки распространитель вправе расторгнуть договор подписки в судебном порядке (п. 15 Правил подписки).

В соответствии с п. 17 Правил подписки в отношении экземпляра (экземпляров) периодического печатного издания с недостатками, в том числе с полиграфическим браком, или экземпляра, потерявшего товарный вид, а также в отношении недоставленного экземпляра (экземпляров) периодического печатного издания или доставленного с нарушением срока (периода) доставки подписчик вправе предъявить требования по своему усмотрению к редакции, издателю либо распространителю.

Все требования подписчика рассматриваются при предъявлении им подписного документа. В случае если с требованием обращается не сам подписчик, а его доверенное лицо, должна предъявляться доверенность.

При отсутствии у подписчика подписного документа распространитель принимает меры по его восстановлению.

Требования подписчика подлежат обязательной регистрации в пункте приема подписки.

При получении экземпляра (экземпляров) периодического печатного издания с недостатками, в том числе с полиграфическим браком, или экземпляра, потерявшего товарный вид, подписчик вправе по своему выбору потребовать (п. 18 Правил подписки):

• соразмерного уменьшения цены экземпляра (экземпляров) периодического печатного издания;
• замены на экземпляр (экземпляры) аналогичного издания;
• замены на экземпляр (экземпляры) другого периодического печатного издания;
• возмещения своих расходов на приобретение экземпляра (экземпляров) периодического печатного издания у другого лица;
• возврата цены подписки.

Потребовать замены бракованного или испорченного экземпляра подписчик может в течение двух лет с даты его получения (п. 19 Правил подписки).

Замена экземпляра (экземпляров) периодического печатного издания с недостатками, в том числе с полиграфическим браком, или экземпляра, потерявшего товарный вид, должна быть произведена в течение семи дней с даты предъявления соответствующего требования к редакции, издателю, распространителю (п. 20 Правил подписки).

При отсутствии в этот период необходимого экземпляра (экземпляров) его замена производится в течение месяца с даты предъявления указанного требования. Доставку при этом осуществляет распространитель.

Распространитель несет ответственность за доставку в установленный срок подписных изданий. В противном случае подписчик вправе потребовать, а распространитель обязан обеспечить (п. 24 и 26 Правил подписки):

• назначение нового срока доставки;
• возмещение расходов на приобретение экземпляра (экземпляров) периодического печатного издания у другого лица;
• возврат цены подписки неполученного экземпляра (экземпляров) периодического печатного издания;
• расторжение договора подписки;
• доставку экземпляра (экземпляров) другого периодического печатного издания.

За каждый день просрочки срока доставки, установленного договором подписки, или нового срока доставки, назначенного подписчиком, выплачивается неустойка в размере 3% цены доставки до дня ее осуществления (п. 25 Правил подписки).

Следует обратить внимание, что договор подписки должен заключаться также с соблюдением законодательства о закупках (федеральных законов № 223‑ФЗ[1] и № 44‑ФЗ[2]), а распространитель – определяться путем конкурентного способа выбора поставщиков.

Подписка на печатные издания.

Правила учета периодики в библиотеке.

Периодические печатные издания, составляющие фонд библиотеки, подлежат учету в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077 (далее – Порядок № 1077).

Единицей учета газет является годовой комплект и название (п. 2.1 и 3.1.4 Порядка № 1077). Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров. Как одно название учитывается комплект газет, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, в котором изменены первые пять слов заглавия.

Однодневные (разовые) газеты учитываются в экземплярах (номер, выпуск) и названиях.

Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно.

В соответствии с п. 3.1.3 Порядка № 1077 журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях.

Экземпляром считается номер, том, выпуск, изданные по отдельности, а также комплект номеров, томов, выпусков, переплетенных в один блок издательством.

Как одно название учитывается комплект номеров, томов, выпусков, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, в котором изменены первые пять слов заглавия.

Периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.

Каждая серия продолжающегося издания, имеющая индивидуальное заглавие и собственную нумерацию выпусков, учитывается как отдельное название.

Каждый самостоятельный том (выпуск) продолжающегося издания учитывается как отдельное название.

Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных (п. 4.4.2 Порядка № 1077).

Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке.

Бухгалтерский учет периодических печатных изданий.

Объекты имущества, составляющие библиотечный фонд учреж­дения, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования, но исключение составляют периодические издания (п. 38 Инструкции № 157н[3]).

В соответствии с п. 332 Инструкции № 157н периодические издания для пользования в составе библиотечного фонда независимо от их стоимости учитываются на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования». Данный учет ведется в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) – один рубль.

Выбытие периодических изданий по любым основаниям отражается в решении комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленном первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом на списание, иным актом).

Аналитический учет по указанному счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) (п. 378 Инструкции № 157н).

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, подписка на периодические и справочные издания, в том числе для читальных залов библиотек, с учетом доставки подписных изданий, если она пре­дусмотрена в договоре подписки, осуществляется за счет подстатьи 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Договор подписки по своей сути предполагает 100%-ю предоплату подписных изданий. Однако согласно действующему законодательству не все государственные (муниципальные) учреждения могут себе это позволить. Определенные ограничения установлены в отношении казенных учреждений.

В подпункте «а» п. 29 Постановления Правительства РФ от 27.12.2014 № 1563 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2015 год и на плановый период 2016 и 2017 годов» (далее – Постановление № 1563) зафиксировано, что получатели средств федерального бюджета при заключении договоров (государственных контрактов) о поставке товаров, выполнении работ и оказании услуг в пределах доведенных им в установленном порядке соответствующих лимитов бюджетных обязательств (ЛБО) вправе предусматривать авансовые платежи до 30% суммы договора (государственного контракта), но не более 30% ЛБО, доведенных на соответствующий финансовый год по отдельному КБК, если иное не закреплено федеральными законами и нормативными правовыми актами Правительства РФ, с последующей оплатой денежных обязательств, возникающих по договорам (государственным контрактам) о поставке товаров, выполнении работ и оказании услуг, после подтверждения их исполнения в объеме произведенных платежей.

Таким образом, если положениями федерального закона или актами Правительства РФ не установлен размер авансового платежа при заключении договора (государственного контракта) о поставке товаров, выполнении работ и оказании услуг, авансовый платеж не должен превышать 30% его суммы.

При этом требования пп. «а» п. 29 Постановления № 1563 не распространяются на договоры (государственные контракты), условиями которых предусматривается обязательство по выполнению работ (оказанию услуг), их этапов продолжительностью не более одного месяца после оплаты договора (государственного контракта), этапа его исполнения.

Таким образом, в соответствии с вышеизложенными нормами получатели средств федерального бюджета вправе устанавливать в договорах (государственных контрактах) о подписке на периодические печатные издания авансовые платежи в размере до 100% суммы ежемесячной оплаты обязательств за услуги по подписке по договору (государственному контракту) при условии, что издание, оплата которого произведена, будет представлено не позднее чем через месяц после его оплаты. Такие разъяснения приведены в письмах Минфина РФ от 18.05.2015 № 02‑01‑10/28328, от 05.06.2015 № 02‑03‑11/32599.

В отношении бюджетных и автономных учреждений подобных ограничений не установлено, и они могут заключать договоры подписки со 100%-й предоплатой.

Типовые корреспонденции счетов по заключению и оплате договоров на подписку, а также принятию к учету подписных изданий будут отражаться следующим образом:

* Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

*** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Рассмотрим практические примеры отражения в учете расходов на подписку.

Бюджетное образовательное учреждение заключило договор подписки на три издания газет и четыре издания журналов на I полугодие 2016 года на общую сумму 40 000 руб. Газеты и три журнала (стоимость полугодовой подписки на которые составляет 34 000 руб.) передаются в библиотечный фонд учреждения, а один журнал выписан для бухгалтеров (стоимостью 6 000 руб. на полугодие) и передается в указанное подразделение. Печатные издания для библиотечного фонда приобретаются за счет субсидии на госзадание и относятся на себестоимость услуг, а журнал для бухгалтерии приобретен за счет собственных средств учреждения с отнесением расходов на текущий финансовый результат.

Указанные операции будут отражены в бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией № 174н следующим образом:

* Газеты учитываются годовым комплектом (п. 332 Инструкции № 157н), поэтому их принимают к учету в конце года, после того как получены все экземпляры.

Казенное образовательное учреждение заключило договор подписки на три журнала стоимостью 500 руб., 700 руб. и 900 руб. за экземпляр соответственно. Авансовый платеж за каждый последующий номер производится после получения предыдущего экземпляра. Все журналы выходят один раз в месяц, и их общая ежемесячная стоимость составляет 2 100 руб. (500 + 700 + 900) руб. Полученные подписные издания формируют библиотечный фонд образовательного учреждения.

Данные операции будут отражены в бюджетном учете казенного учреждения в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:

* * *

Кратко подведем основные итоги. Договор подписки оформляется в соответствии с Правилами подписки, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 01.11.2001 № 759. В них четко указано, на что может рассчитывать подписчик и что обязан делать распространитель, с которым заключается договор. Распространитель должен выбираться с соблюдением конкурсных процедур. Подписные издания могут учитываться в составе библиотечного фонда в соответствии с Порядком № 1077. Расходы на подписку осуществляются по подстатье 226 КОСГУ. Подписку на полугодие или год могут оформить только бюджетные и автономные учреждения. Казенным же учреждениям разрешена только ежемесячная подписка.